パソコンやスマートフォンが普及し、デジタルツールが身近になった昨今。誰もがデジタルデータを作成・管理することが当たり前になりました。しかし、デジタルデータの作成には慣れている一方で、そのデジタルデータを整理・管理することには苦手意識を持っている方は意外と多いのが現状です。
どうしたら、適切にデジタルデータを整理・管理できるのか。
そんなデジタル整理に特化したアドバイザー、「デジタル整理アドバイザー」について解説していきます。
デジタル整理とは？
そもそもデジタル整理とは、どのような整理方法なのでしょうか？
デジタル整理には大きく分けて、ふたつの側面があります。
一つ目は、書類のデジタル化。書類や写真などの「紙」の状態である情報を、スキャナーでデジタルデータ化し管理することです。
二つ目は、パソコン内のデジタルデータの整理。パソコン内にある膨大な量のデジタルデータを整理し、適切なファイル名をつけることで検索性を高め、必要な時に必要なデータを閲覧・使用できるようにすることです。
デジタル整理の必要性
日々増えていく書類にスペースを圧迫され、必要な書類を見つけることができない。そんな悩みを抱える方も多くいらっしゃることでしょう。
書類をデジタルデータ化することで、多くの「紙」の書類を手放すことが可能になり、省スペースで管理することができるようになります。加えて、デジタルデータ化することにより、 品質・画質が劣化することなくきれいな状態で保存し続けることができるというメリットもあります。
また、パソコン内のデジタルデータ。作成したはよいけれど、うまく整理できていないがために、必要な時に必要なデータにアクセスすることができない。そんなことはないでしょうか？ デジタルデータを適切に整理・管理することができるようになれば、デジタルデータへのアクセス性は向上。更には、ご家庭内や職場内での情報の共有もスムーズになります。
デジタル整理は、パソコンやスマートフォンが身近になった今の時代に、必須であると言えるでしょう。
デジタル整理アドバイザーについて
デジタル整理アドバイザーは、ハウスキーピング協会の認定資格。デジタルデータの整理・管理に特化したアドバイザーです。整理収納の基本理論をデジタル整理に応用した、整理収納アドバイザーならではのデジタル整理メソッドを会得したアドバイザーとなります。
クライアント様のお仕事やご家庭の環境・状況に応じて、書類を分類。デジタル化した方がよい書類であるか、書類として原本を残しておく方がよいのか、もしくは、デジタル化した上で書類としても保管した方がよいのか。そのアドバイスをし、デジタルデータ化するお手伝いをいたします。さらに、デジタル化したファイルにどのようなファイル名をつければ、検索性が高まるかのアドバイスも行ないます。
また、パソコン内の膨大な量のデジタルデータをどのように整理すれば、目的のデータをすぐに閲覧・使用することができるのか。そのメソッドをお伝えし、加えて、書類のデジタル化の時と同様、検索性を高めるファイル名のつけ方のアドバイスも行ないます。
クライアント様がデジタルデータを適切に管理することができるようにサポートするのがデジタル整理アドバイザーのお仕事となります。
デジタル整理アドバイザーに依頼するなら
これからますます重要となってくるデジタル整理。
自分ではデジタル整理をすることができない、そんな時は、デジタル整理アドバイザーに依頼してみるとよいでしょう。
ハート・コードでも、デジタル整理サービス（デジタルファイリングサービス）を行なっております。
豊富な書類整理サービス経験をもとに、的確な判断とアドバイスでご好評を頂いております。
弊社のデジタルファイリングサービスは、事前ヒアリングでお聞きした情報をもとに、デジタル整理に長けたスタッフがお伺い、書類量や収納場所の現状と作業の進め方を確認いたします。クライアント様と最終目標を確認した上で、おおよその作業回数やスタッフ人数、料金などを算定、実際の作業に取りかかります。
実際の作業においては、処分してよい書類やデジタルデータ化する書類などに分類し、ドキュメントスキャナー（ScanSnap）を用いてデータ化していきます。その際、紙として残しておいた方がよい書類や、スキャンした書類の原本も手元に保管した方がよいものがある場合は、必要に応じてファイリング用品をおすすめする場合もございます。
また、パソコン内のデジタルデータの整理もお任せください。
デジタル整理アドバイザー資格の発起人であるデジタルファイリングラボのメンバーを務める弊社代表有賀を筆頭としたデジタル整理アドバイザーが、デジタル整理メソッドに基づいてサポートいたします。
デジタル整理完了後も、管理方法のアドバイスや見直しなど、アフターフォローもしっかりと行なっております。
デジタル整理に興味がある方へ
働き方改革やニューノーマルの時代の到来により、これからますますデジタルデータの重要性は高まってきます。どんどん増えていくデジタルデータを適切に整理し、管理することは、これからの時代に欠かせません。
デジタルデータの管理にお困りの方はぜひ一度弊社のデジタル整理サービスを体験してみてください。暮らしの質も仕事の効率も格段にUPすること請け合いですよ。
記事監修：有賀照枝（デジタル整理アドバイザー）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
下記までお気軽にお問い合わせください！
