デスク周りをはじめとするオフィス環境において、大きなハードルとなっているのが書類ではないでしょうか？
ニューノーマルの時代となり、デジタル化が大きく進んだとはいえ、まだまだ多くの紙の書類が使われているオフィスも多いことでしょう。
オフィス環境を整える第一歩として、重要な役割となる書類整理。今回はオフィスの書類整理術について解説していきます。
オフィスの書類を整理するメリット
集中してスムーズに業務に取りかかかる妨げになるのが、「その時に必要な書類などが見つからないこと」。煩雑に積まれた書類の山の中から必要な書類を探し出す、そんな時間は業務の効率もパフォーマンスも低下させてしまいます。また、貴重な時間を書類探しに費やしてしまうのは大きな損失といえるでしょう。それでは、オフィスの書類整理をすることにはどのようなメリットがあるのでしょうか？
・作業効率・生産性向上
オフィスの書類を的確に整理することで、必要な時に必要な書類をすぐに手に取ることができるようになります。そのため、書類を探すことに手間取られることなく業務を遂行することができ、作業効率が向上します。作業効率が上がることで、業務に集中して取り組め、生産性も向上します。
・セキュリティ向上
重要な書類が適切に管理されておらず、オフィス内のどこにあるのかがわからない。そのような状態では、持ち出しや盗難に気が付くことができず、重大な結果を引き起こしてしまうこともあり得ます。的確に整理整頓し、書類の所在を把握することでセキュリティも大きく向上します。
・時間の節約
探し物をする時間ほど無駄な時間はありません。ましてや、業務中であれば尚更です。書類整理をすることで必要な書類をすぐに手に取ることができるようになると、時間の節約にもなり、その分の時間を業務に充てることができるようになります。
以上のように、オフィスの書類を的確に整理し、必要な書類が必要な時にすぐに取り出せる環境を整えることは、時間の節約ともなり、業務の効率やパフォーマンスの向上に寄与します。
オフィスの書類整理の方法＆コツ
それでは、具体的にはどのようにオフィスの書類整理をしていけばよいのでしょうか？
普段私たちが業務中によく触れる機会のある書類の種類別に、①循環させる書類、②一時的に必要な書類、➂共有すべき書類、④処分してよい書類の４種類に分類してみていきましょう。
①循環させる書類
目を通したら次の方へ回覧させるべき書類や入力の必要な書類など、オフィス内で循環させるべき書類は、期限が決まっているものがほとんどです。重要度や優先順位が高い書類と言えるでしょう。書類の見落としや対応し忘れに気を付けなければなりません。
そのため、すぐにチェックできるように平置きのトレイなどで保管し、すぐに対応できるようにするのがおすすめです。ただし、平置きのトレイは書類を積み重ねてしまうと下の書類が確認しづらくなるというデメリットもあります。平置きで管理するものは個人での保管の期間の短い、循環させる書類のみにし、頻繁にチェックするようにしましょう。
②一時的に必要な書類
現在進行中の業務の資料や書きかけの書類など、今頻繁に使っている書類は、縦置きのファイルボックスとクリアファイルなどを用いて管理するとよいでしょう。
業務の進捗により書類の内容が更新された場合は、速やかに古い情報の書類は処分するようにしましょう。また、当該業務が終わった後には一度、関連書類をチェックし整理するようにすれば、いつまでも古い案件の書類が滞留したまま、という状態を防ぐことができます。
➂共有すべき書類
オフィス全体で共有すべき書類は、オフィス全体の業務にかかわっているもので、全体で共有することで業務効率の向上に寄与する書類です。保管期間があらかじめ決まっていないことが多いことも特徴と言えます。このような書類は、個人で管理するのではなく、共有の場所でまとめて整理・保管するとよいでしょう。
個別フォルダーなどに収納した書類をカテゴリーごとにファイルボックスに分けて整理しラベリングをすると、探す時に便利です。また、カテゴリーごとにファイルボックスの色を変えて保管するという方法もあります。
④処分してよい書類
処分してよい書類は、保管期限がきれた書類や、同じ内容の書類が他の場所で保管されている書類、期限が切れたチラシやカタログなど、手元になくてもかまわない書類のことです。いつか使うかもしないと手元に置いておくと、デスク周りやオフィス内に書類があふれ、煩雑になってしまう要因ともなります。不要と判断できた時点で処分するのがよいでしょう。もし、捨てるのは不安な場合や、情報だけは保存しておきたい場合は、後述する「書類のデジタル化」がおすすめです。
書類のデジタル化もおすすめ
書類として原本を残しておく必要はないが、記載されている情報は残しておきたい。そんなオフィスの書類はデジタル化するという方法もあります。
書類のデジタル化というのは、書類をスキャナーでデジタルデータ化し、パソコン内で保管すること。もともとの紙の書類は処分することができ、省スペースで保管できる上、適切なファイル名をつければ検索性も高まります。また、クラウド上で管理すれば、オフィス内外での共有も簡単にできるようになり、業務効率も上がります。
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オフィスの書類を快適に管理するには、書類が発生してから保管・廃棄するまでのルールが大きなポイントとなってきます。書類整理サービス提供実績を重ねてきたハート・コードのルールで、オフィス内での書類管理のお困りごと解決のお手伝いをいたします。
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オフィスの書類整理は大切
1枚1枚は薄い書類も、たくさん積み重なってしまうとスペースを圧迫する大きな山になってしまいます。書類の山は業務効率や時間をも圧迫する要因に。けれども、仕組みを整え書類を適切に管理できるようになれば、業務の効率やパフォーマンスも格段に向上し、時間の大幅な節約ともなります。
書類の整理に困ったら、ぜひとも書類整理サービスのご利用のご検討を。プロのメソッドで、書類管理が格段に楽になること請け合いです。
記事監修：有賀照枝（オフィス環境診断士、デジタル整理アドバイザー）
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