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【事務所】整理整頓を定着させるためのアイディアを5つ紹介

せっかく事務所内を整えたのに、整理整頓が定着せずにごちゃついてきてしまった。なかなか従業員の整理整頓のモチベーションの維持が難しい。そんなお悩みはないでしょうか?
整理整頓は日々行なわないと、どんどん事務所内はごちゃついていく一方です。快適で働きやすい事務所を保つためには日々整理整頓をし、それを継続していくことが大切です。
今回は、整理整頓を定着させるためのアイディアを5つご紹介いたします。

事務所の整理整頓を定着させるためのアイディア

継続が何よりも大切である、事務所の整理整頓。定着させるにはどうしたら良いのでしょうか?

①アイテムの住所を決める

事務所内で使うアイテムは、収納場所=住所を決めましょう。
アイテムごとに収納場所(住所)をしっかり決めることで、探す時も片付ける時も迷うことなく出し入れすることができます。特に、共有アイテムはしっかりと住所を設定することで、事務所で働く従業員の誰もが使いやすく戻しやすい環境を整えることが可能となります。

②わかりやすく収納する

いくらアイテムの住所を決めても、その収納場所がわかりづらかったり戻しづらい場所であると、使った後に元に戻してもらえず使った場所に放置…ということになりかねません。
よく使うものは「キャビネットの引き出しに収める」、「棚に立てて並べる」、「カゴの中にまとめる」…など、収納方法はなるべくシンプルに、出し入れの際の動作がなるべく少なくて済むように収納するようにしましょう。
加えて、収納する場所に「そこにはどんなものを収納しているのか」が一目でわかるように、ラベリングをすると効果的です。キャビネットなどが複数ある場合は「どのキャビネット」の「どの棚」に「何のアイテム」が入っているのかを表示したロケーションマップを作成して貼っておくのも良いでしょう。
また、同じ用途のものや同じシーンで使うものなどをまとめて収納することで、いろいろな場所を探さずとも使いたいものを見つけることができます。
わかりやすく収納することで、使ったアイテムを元に戻すということのハードルが下がり、きちんと片付けるという習慣がつきやすくなります。

③ルールを事務所内に周知する

廃棄の基準や、どこにどのように収納するのかという片付けルールを事務所の全ての従業員にしっかりと周知しましょう。片付けルールがあいまいだと、従業員の各自がそれぞれの判断で片付けるようになり、事務所内がごちゃつく一因となります。
片付けルールの策定の際は従業員全体できちんと話し合い、そのルールを周知することで片付けに対する共通認識が生まれます。従業員全員に共通認識があることで、事務所を整えようという意識も生まれ、実際に整理整頓をするという行動に移しやすくなるでしょう。

④短時間の「片付けタイム」を設定する

始業後や、お昼休憩後などに「片付けタイム」を設定しましょう。「片付けタイム」の時間は5~10分程度の短時間がおすすめです。デスクまわりや共有のキャビネットの引き出し一段を整えるなど、短時間で片付けられそうな小さなスペースを一箇所ずつ片付けていくようにしましょう。
従業員全員が「片付けタイム」には必ず身の回りを片付けるようにすると、だんだんと整理整頓することが習慣づくことでしょう。

⑤定期的に見直す

アイテムの収納場所や片付けルールは、定期的に見直しましょう。
その時の状況に合わせて収納場所やルールをアップデートすることで、より使いやすく、快適な事務所環境を保つことができます。

事務所の整理整頓を業者に依頼するなら

限られた業務時間内に整理整頓の時間を設けることがどうしても難しい、どうしても従業員だけでは手が回らないという場合には、整理整頓業務を業者にアウトソーシングするという方法もあります。

・ハート・コードの「総務サポートサービス」
弊社ハート・コードでは、中・小規模の事業者様や個人事業主様の事務所の整理整頓や清掃業務、一部総務の業務を請け負う、「総務サポートサービス」をご提供しております。
「総務サポートサービス」は、長年ハート・コードで培ってきた清掃技術と整理収納のノウハウを活かして、従業員の皆様が心地よく過ごせ、業務効率の向上に寄与する環境づくりのサポートを致します。整理整頓業務を弊社にお任せいただくことで、従業員の皆様は事務所の整理整頓に時間を割かれることなく、整った職場環境でそれぞれの業務に注力することが可能となります。
また、清掃・整理整頓のみならず、総務担当者様の細かな業務の一部を代行させていただくことも可能です。

サービス内容は、クライアント様とご相談した上で決定いたします。お片付けのお困り事がありましたら、まずはお気軽にご相談ください。

事務所の整理整頓を定着させるアイディアをチェック

事務所を整った状態に保つためには、日々の整理整頓を継続して行うことが大切です。従業員全体にしっかりと整理整頓を定着させることで、自然と事務所内は整っていきます。
もしも、どうしても時間が取れない、従業員だけでは整理整頓を継続することが難しい場合には、ぜひともハート・コードにご相談を。クライアント様のご要望に合わせたオーダーメイドのサービス内容で、クライアント様の事務所を整えるお手伝いをさせていただきます。

 

 

  •  記事監修:有賀照枝(オフィス環境診断士、整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント、ファイリングデザイナー検定1級) 

 

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