事務所における代表的な収納アイテム、キャビネット。高い収納力を持つことが特徴ですが、たくさんのものを詰め込んでしまい、どこに何があるのかわからない…そんな状態では、せっかくのキャビネットを効果的に使いこなせているとは言えません。キャビネットをしっかり整理することで、使いたいものをすぐに見つけることができ、仕事効率の向上も見込めます。
今回は、事務所のキャビネットの整理術について解説していきます。
事務所キャビネットの役割
事務所内には、事務所スタッフが共有して使う書類や備品等が多数存在します。その共有して使う書類・備品等をまとめて保管するのに役立つアイテムがキャビネットです。収納力が高いため、たくさんの書類・備品等をひとところにまとめて保管することが可能となります。
ひとくちに「キャビネット」と言っても、扉のないオープンタイプや扉付きの開き戸タイプ・引き違い戸タイプ、深めの引き出し収納型のラテラルタイプなど、たくさんの種類があります。
出し入れが頻繁なものはオープンタイプ、大きなものを収納する場合には開き戸タイプ、セキュリティを高く収納したい場合には扉付きのカギ付きタイプ…というように、目的にあったタイプのキャビネットを選ぶとよいでしょう。
キャビネットは複数を組み合わせて使うことが可能です。
壁に付けて設置し、上下左右に組み合わせれば、壁面いっぱいに収納空間を構築することができます。壁面収納にすることで、事務所を広々と使用することができます。また、事務所の空間の中ほどに設置して間仕切りのように使うという方法も。空間を区切ることで、目的に合わせて事務所内をゾーニングすることが可能になります。
事務所のレイアウトやスタッフの使い勝手を考えて設置することで、すっきりとして過ごしやすい事務所に整えることができます。
事務所キャビネットを整理するメリット
それでは、事務所のキャビネットを整理するメリットは何があるのでしょうか？
①仕事の効率があがる
事務所のキャビネットを整理することで、必要なものをすぐに見つけることができますし、使った後に戻すことが容易になります。ものの出し入れがスムーズになり、探す手間がかからないので、その分の時間を業務に当てることができ、仕事の効率があがります。
また、備品などの在庫も把握しやすくなり、過剰在庫や在庫切れを防ぐこともできるので、担当スタッフの負担をぐんと減らすことができます。
②紛失防止になる
書類や備品の保管場所が決まっていないと、紛失のリスクが高まります。
きちんとキャビネット内を整理して、書類や備品等の定位置を決めることで、紛失を防止することができます。
③スタッフのモチベーションが向上する
雑然としている事務所ではスタッフの仕事へのモチベーションは下がる一方です。
キャビネット内をきちんと整えて、事務所内のものをキャビネットの中に的確に収納できるようになると、事務所内はすっきりとした環境に。目に入ってくるものからのストレスが軽減され、スタッフの仕事へのモチベーションも向上することでしょう。
事務所キャビネットの整理術
キャビネットをしっかり整理することで、「いろいろ入っているけれど、何が入っているかわからない」アイテムから、「必要なものが使いやすく収まっていて、使いたいものがすぐに見つけられる」アイテムへと変貌させることができます。
この項目では、キャビネットをしっかり活用するための整理術をご紹介いたします。
不要なものを処分する
いるものも、いらないものも混在している状態では、キャビネット内のスペースが圧迫され、いるものを取り出しやすく収納することができません。また、いるものを探す時にたくさんのものの中から探す必要があり、時間を無駄に費やすことになってしまいます。
少し大変な作業とはなりますが、まずはしっかりと「いるもの」「いらないもの」の分別を行い、いらないものを処分しましょう。
グルーピングし、定位置を決める
いらないものを処分し、いるものだけを残したら、使うシーンや用途ごと、アイテムごとなど、事務所のスタッフの誰もが使いやすいようにグループ分け（グルーピング）をしましょう。
グルーピングが済んだら、定位置を決めていきます。使う場所の近くに定位置を決めると便利です。また、よく使うものは取り出しやすい場所に収納すると、スムーズに出し入れできます。
何が入っているかわかるように表示する
キャビネットに収納するものは共有の書類や備品等、事務所内の複数のスタッフが使うものです。定位置が決まったら、何が入っているのかがわかるようにラベリングをして表示しましょう。
もし、ファイルボックスなどを使う場合は、ファイルボックスと置き場所の両方にラベリングをするとボックスごと取り出しても、戻す時に迷いません。
事務所キャビネットを整理するなら
うまく整理すれば、仕事の効率UPに大きく寄与するキャビネット。ぜひとも、しっかりと活用したいですね。
…とはいえ、たくさんのものが詰め込まれたキャビネットを片付けるのは時間も労力もかかります。業務の片手間に行うことは難しい場合もあるでしょう。
そんな時には、企業向け片付けサービスを行っている業者にアウトソーシングしてしまうという方法がおすすめです。
・ハート・コードの「片付け訪問サービス」
キャビネット内を整えたいけれど、人手が足りない。どうしても片付けに時間を割くことができない。効率的に片付けを進めてほしい。そんなクライアント様のお悩み・ご要望にお応えするのがハート・コードの「片付け訪問サービス」です。
弊社スタッフがクライアント様の事務所にお伺いし、片付けの実作業を代行するサービスとなっております。ものの整理はもちろん、書類整理・ファイリングも承っております。
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クライアント様のご希望に合わせて作業させていただきますので、まずはお気軽にご相談ください。
記事監修：有賀照枝（オフィス環境診断士、整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント、ファイリングデザイナー検定1級）
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