ペンに消しゴム、封筒に、コピー用紙…などなど、仕事をするにあたって多かれ少なかれ使用する事務用品。あなたの職場ではきちんと整理整頓されていますか？
事務用品をきちんと整理整頓することで、業務効率が上がったり、経費削減につながったり。事務用品が使いやすい状態で管理できているか否かは、実は、業務に多大な影響を与えます。そんな事務用品の整理整頓の基本とコツについて解説していきます。
事務用品の整理整頓の必要性
冒頭で、「事務用品がきちんと整理されているか否かは、業務に大きな影響を与える」と述べました。なぜ、事務用品がきちんと整理されていることが必要なのでしょうか？
①業務効率が向上する
事務用品がきちんと整理整頓されていることで、必要なアイテムを余計な時間を費やすことなく見つけることができます。探し物に時間を割かれないので、業務を中断している時間も短時間となり、業務効率が向上します。
また、共有物である事務用品が適切に整理整頓されていると、どのスタッフが使用する場合でもスムーズに目的のものを見つけ出すことができます。使いたいものの場所を誰かに聞く必要もなくなり、また、誰かにものの場所を聞かれるということも少なくなるので、職場全体の業務効率を上げることができます。
②経費削減につながる
きちんと整理整頓されておらず事務用品が乱雑に置かれている状態では、事務用品の紛失が起こったり、在庫があるのにも関わらず重複して購入してしまうということが起こりえます。
事務用品を整理整頓し、定位置や定数を決めて管理することで、紛失することも減ります。また、在庫の量が一目瞭然で確認できるようになるので、過剰に買ってしまうということを防ぐことができます。
③安全性が向上する
事務用品の管理が杜撰だと、思わぬ事故を引き起こす可能性も高まります。もしも、カッターナイフやホッチキスなどが雑多に置かれたものの中にまぎれていたら、何かを探している途中に誤って刃や芯に手が触れてケガをしてしまう恐れがあります。また、通路をふさぐようにものが置かれていると、移動の時にうっかりぶつかって転倒してしまう…という危険も。
きちんと整理整頓をし、事務用品が適切に管理されるようになると、このような危険性がぐっと低くなり、職場の安全性が向上します。
事務用品の整理整頓の基本とコツ
たかが事務用品。されど事務用品。事務用品が適切に管理されているか否かで、職場環境や業務効率まで影響を受けてしまいます。
この項目では、事務用品の整理整頓の基本とコツについて、解説していきます。
個人デスク
まずは、個人デスクから見ていきましょう。
①あまり使わないアイテムはデスクに置かない
便利さを求めてついついたくさんのものをデスクに置いていませんか？なんでもデスクにあると一見便利なように思えます。しかし、たくさんのものがデスク上や引き出しなどにあると、いざ使いたい時に必要なものを見つけ出すのに時間がかかり、かえって不便さを感じることも。
あまり使わないアイテムは共有アイテムにしたり、処分するなど、デスクに置かないようにしましょう。
②引き出しは目的ごとに使い分ける
デスクには引き出しが複数ついていることが多いと思います。その引き出しひとつひとつを目的ごとに使い分けるようにしましょう。
例えば、一番上の浅い引き出しには細かな文具を、二段目は作成中の資料の一時保管に、一番深い引き出しには個人で保管しておきたい資料の保管に…というようにです。
様々な種類・目的のものが混ざってしまうと、探すのに時間がかかったり、ものの紛失につながってしまうこともあるので、しっかりと区分けすることが大切です。また、必要に応じて、ケースなどを用いて仕切りを作ると、出し入れがしやすく視認性も上がります。
③整理整頓を習慣化する
「デスクの上を片付けてから退社する」「週に1度は整理整頓をする」など、定期的に整理整頓を行うことを習慣化すると使いやすい状態を保ちやすくなります。最初のうちは意識的に行う必要がありますが、慣れてくると自然と整理整頓を行うことができるようになるでしょう。
共有スペース
続いて、共有スペースです。
①透明や半透明のケースに収納する
こまごまとした事務用品は、何がどのくらい入っているかがわかりやすいように、透明もしくは半透明のケースに収納しましょう。
この時、クリップやホチキスの芯などの小さいものはケースを細かく仕切って収納すると、ごちゃつかず省スペースで保管できます。
②紙類や封筒はサイズごと・用途ごとに管理する
紙類や封筒は、サイズごとや用途ごと、色ごとなどに管理しましょう。いろいろなサイズや用途、色のものが混ざった状態だと、使う時に取り出しにくいばかりでなく、在庫の補充の際の確認もしづらくなります。
③使用頻度の高いものは取り出しやすい場所に置く
使用頻度の高いものは取り出しやすい場所に置くようにしましょう。
④ラベリングをする
入れる場所が決まったら、ラベリングをしましょう。ラベリングをすることで、スタッフの誰もがどこに何があるのかを把握することができ、スムーズにものの出し入れができるようになります。
文字のラベルでも良いですが、文字で説明がしづらいものや視覚的に表示したい場合は、入れているものの写真やイラストをラベル代わりに貼り付けても良いでしょう。
⑤補充のタイミングをわかりやすくする
例えば、「コピー用紙は残り2束になったら補充する」「インクカートリッジは月に一度点検する」など、補充のタイミングのルールを決めましょう。
この際、「残り2束。発注お願いします」などと記したカードなどを最後から2束目のコピー用紙の上に挟んでおいたり、収納ケースの前面や底面に補充のタイミングを記したラベルを貼ったりするとタイミングを逃さず発注することができます。
事務用品の整理整頓ができない人の特徴
時間はかかるかもしれませんが、少しずつ整理整頓を習慣づけることができるようになるでしょう。ここで、整理整頓ができない人の特徴をご紹介します。
・先延ばし癖がある
使ったらすぐに戻せばよいのについつい先延ばしにしてしまうタイプの人は、先延ばしが積もりに積もって、身の回りが雑多になってしまいます。
・優先順位をつけるのが苦手
優先順位をつけるのが苦手な人は、ものの要不要、つまりは、ものの優先順位を判断するのも苦手な傾向があります。ものの要不要を判断することが苦手なので、捨てるべきもの・デスクの上に必要でないものをなかなか選ぶことができません。
・時間の管理が苦手
時間の管理が苦手な人は、限られた業務時間の中で、業務に追われてうまく整理整頓の時間を取ることができず、整理整頓の優先順位が低くなりがちです。
職場として整理整頓を継続して行っていくためには、スタッフのひとりひとりが自然と整理整頓を行っていけるようになることが大切です。
上記のような整理整頓が苦手な人の特徴をふまえた上で整理整頓を習慣づけるためには、①整理整頓のルールを決める（どんなものは処分するのか、どこにどのように片付けるのか、など）、②「毎日5分、退社前に片付けをする」など、短い時間でいいので決まったタイミングで整理整頓の時間を取るようにする、というように、職場全体で整理整頓に取り組むことが大切です。
事務用品の整理整頓の基本とコツをチェック
業務の縁の下の力持ちというべき存在の事務用品。きちんと整理整頓して、的確に管理することで業務効率向上だけでなく、経費の削減や安全性の向上も見込めます。一度、抜本的に整えてみてはいかがでしょうか？
もし、「事務用品をどのように管理したらいいのかがわからない」「整理整頓が必要なのはわかっているけれど、時間がない」「スタッフがなかなか協力してくれない」とお悩みの場合は、ぜひ一度ハート・コードにご相談ください。
弊社ハート・コードは2007年創業の整理収納サービス会社です。創業より15年余り、さまざまなクライアント様のお片付け・整理整頓のお悩みを解決・サポートしてまいりました。
ハート・コードの企業様向けサービス『片付け訪問サービス』は、弊社スタッフがクライアント様のもとにお伺いし、片付けの代行をさせていただくサービスです。家族経営から小規模事業者、大企業まで幅広く対応。「人手が足りない」「短期間で片付けたい」「片付けの仕組み作りをしてほしい」そんなクライアント様の様々なご要望に柔軟にお応えできるのが弊社の強みです。
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記事監修：有賀照枝（オフィス環境診断士、整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
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