高齢者が書類整理をするメリットやおすすめサービスを紹介東京│整理収納・書類整理のことなら株式会社ハート・コード

公開日:2025.03.06

住居関連の書類に、介護関連や病院関係の書類。チラシに手紙。更には、取扱説明書などなど。家庭には、重要なものも、そうでないものも、多くの書類があります。
億劫さから書類を整理しないままにしておくと、年月を経るにつれてどんどんと積み重なっていき、手に負えないほどの量になってしまいます。特にご高齢の方だと、ご自身だけでなく、サポートしてくれるご家族も、必要な時に必要な書類を見つけられずに困ってしまうということが起こりえます。

今回は、高齢者が書類整理をするメリットやおすすめサービスをご紹介いたします。

書類整理とは？

「書類整理」とは、書類を要不要に分け、適切に分類し、管理しやすい状態に整えることです。
ここで重要となってくるのは、『必要な書類と不要な書類を分けること』、『しっかりとカテゴリごとにグルーピングすること』。
不要な書類をしっかりと処分することでスペースを確保でき、必要な書類の管理もスムーズになります。その上、カテゴリごとにグルーピングをして保管することで、探す時に迷わずに必要な書類を見つけることができます。
つまり、「書類整理」とは、『書類をただ、きれいに並べること』ではなく、『実際に使う際や書類の処分・追加の際に、迷うことなく管理できるようにすること』なのです。

高齢者が書類整理をするメリット

それでは、高齢者が書類整理をすることにはどんなメリットがあるのでしょうか？

①安心して生活できる
歳を重ねると、少しずつ認知能力も下がってきます。認知能力の低下してきたところに、たくさんの書類が雑多にあると、どこにどんな書類があるのかがわからず、混乱や不安が生まれます。
また、歳を重ねるにつれて身体能力もだんだんと衰えていきます。多くの書類がお部屋にある状態だと、積み重なっている書類につまづいたり、紙で滑って転倒してしまうリスクも高まります。
書類整理をして、どこにどんな書類があるのかが明確になることで「どこに何があるのかわからない」という精神的な不安を取り除くことができる上、重要な書類を紛失してしまうことなく管理することができるので、安心して生活できます。また、お部屋内の書類をすっきりと片付けることで転倒などの身体的なリスクも軽減することができます。

②いざという時に困らない
もしも、体調を崩して病院を受診することになった…という場合にも、書類を整理し適切に管理できていると、ご自身はもちろん、ご家族や介護スタッフの方も必要な書類を見つけやすく、スムーズに対応することができます。
また、財産や遺言書などの相続に関する書類を整理しておくことで、将来家族が相続する際に無用なトラブルを避けやすくなります。

このように、書類整理をすることで、ご本人の生活の利便性を高めるだけでなく、ご家族やサポートしてくれる方の負担を軽減することができます。高齢者にとって書類整理をすることは、現在を、そして、未来を安心して過ごすための生前整理の第一歩として、とても重要な行為であると言えます。

書類整理の基本と進め方

それでは、書類整理の基本と進め方を見ていきましょう。

書類整理の基本

まずは、書類整理の基本の進め方をご紹介します。

①必要な書類と不要な書類に分ける
様々な書類が雑多に入り混じった状態であると、スペースをとるだけでなく、必要な書類を見つけ出すのに手間がかかってしまいます。まずは、必要な書類と不要な書類に分類し、不要な書類は思い切って処分しましょう。必要か不要か迷った場合は一旦保留にし、期限を決めてまた確認するようにしましょう。

②カテゴリごとに分類する
要不要の分類がすんだら、今度はカテゴリごとに分類していきます。「病院関係」「住居関係」「介護関係」…など、ご本人やご家族にとってわかりやすいカテゴリで分類していきます。分類する際は、日付や順番がある場合には順序通りに並べておくとその後の管理が楽になります。

③ファイリングをして、ラベルを付ける
カテゴリごとに分類したら、そのカテゴリごとに個別フォルダやクリアフォルダに入れ、ラベリングをしましょう。書類が多い場合には無理にひとつのフォルダに入れずに、複数のフォルダに分けて入れるようにすると探しやすくなります。また、フォルダはファイルボックスにまとめて入れることでばらつかず、管理が楽になります。ファイルボックスにもしっかりとラベリングをしましょう。

④わかりやすい場所にまとめて保管する
ファイリングをしてラベルを付けたら、わかりやすい場所にまとめて保管しましょう。この時、どこに保管しているかをご家族に忘れずに伝えましょう。

進め方・コツ

書類整理を進める際のコツは以下の通りです。

・もらったら、なるべく早く判断する
書類をもらったら、なるべく早く要不要を判断し、不要な書類はすぐに処分するようにしましょう。もらったまま放置してしまうと、どんどん書類は溜まっていくばかり。書類が溜まると、判断するのも億劫になります。できるだけ早い段階で判断することがおすすめです。

・管理のルールを決める
「書類整理」を進めるにあたって、古い書類を処分する際のルールや管理のルールを決めましょう。ルールを決めることで、迷わず処分することや管理することができます。

・定期的に見直す
書類には、期限があるものや差し替えが必要なものがあります。時期を決めて、定期的に見直すようにしましょう。もし、ご自身で見直すのが難しいようであれば、ご家族が帰省する時などに確認してもらうようにするなど、ご家族に協力を仰いでもよいでしょう。

【ご高齢者必見】おすすめの書類整理サービス

書類整理が必要なことはわかっているけれど、どこから手を付けたらよいかわからない。高齢の親の書類を整理したいけれど、忙しくてなかなか手伝いに行けない。
そんな時には片付けのプロに依頼するという方法がおすすめです。

弊社ハート・コードでも、書類整理サービスを行なっております。
ハート・コードは創業15周年あまりの整理収納サービス会社。確かな書類整理のノウハウと細やかな気配りで、多くのご高齢のお客様のサポートをしてまいりました。
こつこつじっくり書類整理を進めたいという場合も、複数スタッフのお伺いで一気に終わらせてしまいたいという場合も、どちらにもご対応いたしております。
また、遠方でなかなかご高齢の親御様のサポートができないという場合には、見守りも兼ねて定期的にお伺いすることも可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

高齢者が書類整理をする場合には

現在、そして、未来を安心して過ごすために重要となってくる書類整理。ご自身のため、そして、ご家族のためにもしっかり行いたいですね。
もし、ご自身やご家族だけでは書類整理を進めることが難しいという場合には、ぜひともハート・コードに一度ご相談ください。お客様のお気持ちに寄り添い、お客様のペースに合わせた書類整理で、今も未来も、お客様が安心して過ごせるようお手伝いをいたします。