「また学校からプリントをもらってきた…」
「あのお手紙の提出期限、いつだっけ？」
学校に通うお子さんを持つご家庭で、避けて通れないのが学校から配布される書類（プリント）の整理です。毎日次から次へと配られるおたより、行事予定、学習用のプリント。油断するとあっという間にテーブルの上が紙の山になってしまいますよね。
整理が苦手だと感じている方は、「自分のやり方が悪いのかも」と自分を責めてしまいがちですが、実は学校の書類管理は非常に難易度が高いタスクです。
この記事では、学校の書類整理に悩む方に向けて、基本的な管理方法からリバウンドしないコツ、おすすめの便利グッズまで詳しく解説します。
学校の書類を整理する重要性
なぜ、学校の書類は溜まりやすく、整理が難しいのでしょうか。
学校の書類は、「明日の持ち物」という超短期的な情報から、「年間の行事予定」という長期的な情報までが混在しています。保管期間の違うものが複数混在しているため、捨てるタイミングの判断が難しくなります。
その上、「行事のお知らせ」「献立表」「保健だより」「集金関係」などなど、学校の書類は、ただ読んでおくだけでよい書類だけでなく、提出の必要があったり、お金の用意をするなど対応の必要があったりと、種類ごとに処理の仕方が異なります。そのため、ついつい億劫になってしまい、「後で考えよう」と判断を先延ばしにしてしまうのです。
このように、期間も種類も多岐にわたる、学校の書類。そんなちょっと厄介な学校の書類を適切に整理・管理できるようになると、単に部屋がきれいになるということ以上の、大きなメリットがあります。
メリットその1：「探し物」のストレスがゼロになる
必要な時にサッと書類が出せる安心感は、心のゆとりを生みます。
メリットその2：提出忘れ・忘れ物がなくなる
期限を守れることで、学校や周囲からの信頼感にもつながります。
メリットその3：子どもの自立を促せる
親が整理している姿を見せることで、子ども自身も「自分のプリントを管理する」という意識が芽生えやすくなります。
学校の書類の整理方法・コツ
それでは、具体的にどのように書類を整理していけばよいのでしょうか。ここでは、挫折しないための基本ステップと、今日から使えるアイデアを紹介します。
書類整理の基本
書類整理の基本は、書類が家に入ってきたその瞬間に「分けること」にあります。玄関やリビングでプリントを受け取ったら、その場で以下の3つのグループに分類しましょう。
【処分】
一度読めば済むお知らせや、終わった行事の案内。これはその場ですぐにゴミ箱、またはシュレッダーへ。
【要対応】
提出物や集金など。その場で記入や準備をし、すぐに子どもの連絡帳袋に戻すか、玄関近くなどすぐに目につく場所に「明日持っていくもの」として配置します。
【保管】
参観日の詳細や月間の献立表など、しばらく参照する必要があるもの。
家に入ってきた書類を「とりあえずテーブルに置く」という選択肢をなくすだけで、書類の山は劇的に減ります。
アイデア・コツ
「分けた後」の管理をさらにスムーズにするための、具体的なアイデアをご紹介します。
・「人別」ではなく「期間別」で分ける
兄弟がいる場合、お子さんごとにファイルを分けがちですが、おすすめは「期間別」です。「毎日見るもの（献立・時間割）」「今月だけ必要なもの（行事詳細）」「1年保管するもの」と分けることで、古い書類の整理が劇的に楽になります。
・デジタルとアナログのハイブリッド管理
年間行事予定や、たまにしか見ないルール集などは、スマホで写真を撮ってデジタル保存するのがおすすめです。外出先で「次の参観日いつだっけ？」と確認できるメリットもあります。一方で、頻繁に見る献立表などは、あえて目に見える場所に貼っておくアナログ管理が向いています。
・「見開き1ヶ月」の掲示板を作る
冷蔵庫にベタベタ貼るのが見た目的に気になる場合は、リビングの一角やパントリーの内側に「学校情報コーナー」を作りましょう。
注意点
良かれと思ってやっていることが、逆に手間を増やしているケースもあります。
細かく分類しすぎない
「国語」「算数」「連絡事項」……と細かく分けすぎると、戻すのが面倒になり、結局出しっ放しになります。分類は「ざっくり」が継続のコツです。
「裏面」の確認を忘れずに
学校のプリントは両面印刷が多いです。表面だけ見て判断せず、裏面に重要なアンケートや提出期限がないか必ず確認しましょう。
個人情報の扱い
子どもの名前や住所が載った書類をそのまま捨てるのは不安ですよね。シュレッダーを出すのが面倒な方は、個人情報を隠すスタンプを玄関に常備しておくと、処理のハードルが下がります。
書類整理でおすすめのグッズ・アイテム
書類整理を習慣化するためには、機能的なアイテムを味方につけるのが近道です。それぞれ、デザインや使い勝手がいろいろあるので、お気に入りのものを見つけられると、ますます書類整理がはかどりますよ。
個別フォルダとファイルボックス
おすすめは、「個別フォルダ」と「ファイルボックス」を使った管理です。
個別フォルダは書類をそのまま挟むだけなので、パンチで穴を開ける手間がなく、出し入れが非常にスムーズです。書類を挟んだ個別フォルダはファイルボックスに入れることで立てて保管することができ、更に管理しやすくなります。
壁掛けポケット
「テーブルに置く」のを防ぐには、壁面を活用しましょう。曜日ごとにポケットが分かれているタイプなら、その日に必要な書類を放り込んでおくだけでOKです。
スキャンアプリ（Adobe ScanやGoogle Drive）
書類をきれいにPDF化できるアプリを1つ入れておくと大変便利です。写真を撮るだけで自動的に補正してくれるので、紙を捨てる勇気が出ない時のバックアップとしても心強い味方になります。
クリップボード
「今週の予定」など、一番頻繁に見るものだけをクリップボードに挟んでリビングの定位置に置く（または吊るす）のもおすすめ。家族が閲覧しやすく、情報の共有がしやすくなります。
学校の書類の整理が苦手な方へ
ここまで、学校の書類整理の方法について解説してきました。 「やり方はわかったけれど、やっぱり一人でやるのは自信がない」「そもそも、どこに収納場所を作ればいいのかがわからない」と感じる方も多いかもしれません。
そんな時は、プロの力を借りるのも賢い選択です。
弊社ハート・コードは、企業様向けの書類整理サービスも行っている、“書類整理に強い”整理収納サービス会社です。
書類の仕分けから管理方法まで、お客様の性格やライフスタイルに合わせてご提案いたします。どのようなルールで仕分けていくのか、管理するのが、お客様にあっているのか。しっかりとお話をお伺いしながら、ルール作りのサポートも致します。
書類整理は一見難しそうですが、一度ルールを作ってしまえば、後はそのルールに則って仕分け・管理するだけ。実はとてもシンプルな作業です。
一度しっかりと書類整理をして、書類の山に悩まされる日々から抜け出しませんか？
ー 学校の書類管理の仕組みを、ハート・コードとー
日々、お子さんの成長とともに増え続けるプリントや書類。ちょっと厄介な学校の書類管理の仕組みを、私たちハート・コードと一緒に整えてみませんか？
どんな風に仕分ければいい？
どんなアイテムを使えばいい？
どこに収納すればいい？
そんなお客様の不安や心配にしっかりと寄り添って、あなたの暮らしにぴったりの書類整理の方法をご提案します。
首都圏にお住まいで、学校の書類管理にお悩みなら、ぜひ一度、ハート・コードにご相談ください。あなたの毎日がもっと軽やかに、もっと楽しくなるお手伝いをさせていただきます。
高橋ひかる
株式会社ハート・コード所属 コラム・インスタ担当
・整理収納アドバイザー
・クリンネスト
・デジタル整理アドバイザー2級
・ホームヘルパー2級
・ファイリングアドバイザー
※記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
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