書類整理に欠かせないアイテム・ファイリング用品。最近は、文具店以外のお店やネットショップでも様々な種類のファイリング用品が取り扱われていますね。書類を快適に管理するために使うファイリング用品ですが、適した使い方をしないとかえって書類の管理がしづらくなってしまうことも。
今回は、そんなファイリング用品の種類と特徴、使い方について解説いたします。
ファイリング用品にはどんな種類がある？
お店やネットショップで取り扱われているファイリング用品ですが、実はいろいろな形状のものがあります。今回は一般的な7種類のファイリング用品についてご紹介いたします。
・クリアホルダー
二辺がとじられた形のファイリング用品。あいている二辺から書類を差し込んで使用します。
・個別フォルダー
一枚の厚紙を半分に折った形状のファイリング用品。材質は紙の他にPP製のものもあります。書類を閉じずに投げ入れ方式で使用します。
・クリアファイル
三辺がとじられたポケット状になっているファイリング用品。ポケットの上部から書類を差し込んで使用します。１冊の本のように綴じられている形式のものと、レフィル形式のものがあります。後者はリングファイルと組み合わせて使用します。本形式になっているものはクリアブックとも呼ばれます。
・ファイル（書類に穴を開けないタイプ）
表紙の内側にZ式金具やクリップなどがついていて、書類に穴を開けずに金具に挟み込んで固定します。
・フラットファイル
表紙（主に紙製）の内側についているプラスチック製の綴じ足に穴をあけた書類を通し、最後に綴じ具で書類を固定するタイプのファイリング用品。後述のリングファイルやパイプファイルに比べて薄型で、耐久性が低めです。
・リングファイル
表紙の内側に金属製のリングがついていて、そこに穴を開けた書類を通して綴じるタイプのファイリング用品。レフィル形式のクリアホルダーを用いれば、穴を開けずに書類を保管することも可能です。リングの数は２個、４個、３０個など様々な数のものがあります。
・パイプファイル
表紙の内側についている二本のパイプに、穴をあけた書類を通して保管するタイプのファイリング用品。たくさんの書類を綴じこむことができ、頑丈であるのが特徴です。
それぞれのファイリング用品の使い方は？
様々な形状がある、ファイリング用品。その特徴によって適している使い方、適さない使い方があります。それぞれのファイリング用品の用途に合った使い方をしないと、かえって管理がしづらくなることも…。
この項目では、それぞれの特徴を踏まえたうえで、どんな書類を入れるのに適しているのか見ていきましょう。
・クリアホルダー
クリアホルダーは、入れることができる書類の枚数もあまり多くなく、長期保存に向かないという欠点があります。そのため、長期的な書類の保管用途、というよりは、やりかけの書類をまとめておくなど一時的な書類の保管の方が適しています。また、大切な書類を持ち運ぶ際や郵送で送る際に、折れや汚れから守ることに適したアイテムです。申請書や届け出書などのように、同じ様式の無記入の書類を引き出しに入れているのであれば、一番下に原本をクリアフォルダーに挟んでおけば、様式用紙がなくなったことが分かるのと同時に、その原本をコピーして使うこともできます。
・個別フォルダー
シンプルに書類をクリップ等で閉じずに挟み込んで投げ入れ方式で使用する個別フォルダーは、ファイルボックスと組み合わせて使用するのが一般的です。出し入れがしやすく、検索性も高いため、入れ替わりのある書類の保管に適しています。また、紙製の個別フォルダーであれば、保管期限がすぎた書類をフォルダーごと処分することもでき、楽に管理ができるようになります。一般的にはA4サイズの書類をファイルするのに適していますが、両サイドが空いているので小さいサイズの用紙を保管する際には飛び出さないように工夫が必要です。マチ付きで両サイドがしっかりしているタイプの「持ち出しフォルダー」もあります。
・クリアファイル
ポケットタイプになっているクリアファイル。ポケットファイルとも言われることがあります。ポケットタイプは保管するのには便利ですが、ポケットから書類を出し入れするのは大変です。そのため、出し入れの頻繁な書類の保管には向かないアイテムです。一方で、書類を穴を開けずに入れることができるので、更新の少ない契約書や出し入れの少ない書類の原本などの保管に適しています。
・ファイル（書類に穴を開けないタイプ）
Z式金具やクリップなどで挟み込むタイプのファイルは、設計図など大きな書類で、バラバラにならないように、かつ穴を開けずに保管したい場合に適しています。
・フラットファイル
紙製で軽く、コンパクトに書類を綴じこむことができます。ただし、綴じこむ際には書類に穴をあける必要があり、書類の順番を変えたりする際は一度抜き取ってから入れなおさなければなりません。綴じることができる書類の枚数はそう多くはありませんが、日報など書類を順番通りに重ねて保管する場合に適しています。
・リングファイル
本を閲覧する時のように書類をめくって閲覧することができます。途中に書類を追加したい場合もすでに綴ってある書類を出さずに、入れたい場所に書類を追加することがラクできます。途中で追加や更新・差し替えがある書類の保管に適しています。ただし、綴じこむ際には書類に穴を開ける必要があり、扱い方によっては開けた穴の部分が破れてしまうことも。書類に穴を開けたくない場合は、差し替えに少し手間取りますが、リフィル形式のクリアファイルを使用するという方法もあります。
・パイプファイル
しっかりと書類を固定することができる上、頑丈なつくりとなっているため、たくさんの書類を長期間保管したい場合に適しています。綴じこむ際には書類に穴を開ける必要があります。また、フラットファイルと同様、途中で書類を追加したい場合には一度抜き取ってから入れなおさなければなりません。背幅もしっかりあるため、たくさんの書類を閉じておくことができますが、書類を挟んでいない時にはスペースをとるというデメリットもあります。差し替えや更新の少ない書類の保管に適しています。
ファイリング用品を適切に使うためには…
これまでの項目で見てきました通り、様々な特徴を持つファイリング用品を適切に使うためには、ファイリング用品そのものの特徴をきちんと知ることがとても大切です。それに加えて、保管しようとしている書類がどのような性質のものであるのかをきちんと見極めることも大切となってきます。
一時的に必要なものなのか、一定期間保管しその期間が終わったら処分していいものなのか、はたまた、長期的に保存すべきものなのか…。その書類の性質によって選ぶべきファイリング用品が変わってきます。
手元にある書類がどのような性質のものなのか、どのように保管するのがよいのか、判断に迷うことも多くあると思います。どうしても判断が付かない、ファイリング用品の選び方もわからない、そうお困りの際は、書類整理サービスを利用するというのも一つの手です。
書類は一度ルールを決めてしまえば、そのルールにしたがって保存・保管・見直しをしていけば、快適に管理することができます。一番大変なその最初のルール決めの段階からプロの力を借りることで、効率的に書類を管理することができるようになります。
書類整理はハート・コードにお任せ
弊社ハート・コードでも書類整理サービスをご提供しております。
先述した通り、書類を快適に管理するには、書類が発生してから保管・廃棄するまでのルールが大きなポイントとなってきます。そして、その上で適切なファイリング用品を選択・使用することで、快適に適切に書類を管理することができます。
これまで多くの書類整理サービス提供実績を重ねてきたハート・コードが、オフィスやご家庭内での書類管理のお困りごと解決のお手伝いをいたします。
ファイリング用品を的確に使って書類管理を快適に！
様々な特徴を持ったファイリング用品。それぞれの特徴をいかし適切に使用して、快適に書類を管理しましょう。
もしも、どんなファイリング用品を使ったらいいのかわからない！そうお悩みの場合は、ハート・コードにぜひとも一度お気軽にご相談ください。
記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
下記までお気軽にお問い合わせください！
