書類整理をしようと思い立った時にまず最初に悩んでしまうのは、どんなアイテムを使って、どんな方法でファイリングしていくのかということではないでしょうか？
今回は、バーチカルファイリングで揃えるべきアイテムと、その具体的な方法について解説していきます。
どんな方法で書類整理をしますか？
書類整理＝ファイリングの方法には、大きく分けて「簿冊式」と「バーチカルファイリング」の2種類の方法があります。
「簿冊式」は、リングファイルやパイプファイルのようなしっかりとした背のついたファイルに穴を開けた書類を綴じこんでいくファイリング方法。
本のように閲覧しやすく、順番が崩れにくいというメリットがあります。その一方で、書類の差し替えがしづらく、古い書類を処分しにくいうえ、背幅があるため綴じこんである書類が少ない場合も場所をとるというデメリットがあります。そのため、差し替えや更新の少ない書類の保管に適しています。
「バーチカルファイリング」は、個別フォルダーに書類を綴じずに挟み込んでいくファイリング方法。
綴じこまないため出し入れしやすく検索性が高いため、入れ替わりのある書類の管理に適しています。また、個別フォルダーは厚紙を二つ折りにした形状で薄いため、個別フォルダーに入れた書類の厚さ分のみの省スペースで保管できるというメリットもあります。一方で、綴じこんでいないため、書類がばらばらになりやすく、小さいサイズの書類を保管する際にはこぼれ落ちないような工夫をする必要があります。
今回は、後者の「バーチカルファイリング」について詳しく解説していきます。
どんなファイリングアイテムを揃えたらいいの？
書類をバーチカルファイリングで整理していこうと決めたならば、早速アイテムを揃えていきます。
バーチカルファイリングでは、個別フォルダー、ボックスファイル、見出しガイド、スティックファスナーの4種類のアイテムを使用します。
・個別フォルダー
紙製のもの、PP製のものの2種類があります。紙製のものは挟み込んでいる書類が不要となった際に個別フォルダーごと処分できます。一方、PP製のものは紙製に比べて丈夫なため、出し入れをしても破損しにくいという特徴があります。（画像左がPP製、真ん中が紙製）
また、マチ付きで両サイドがしっかりしているタイプの「持ち出しフォルダー」もあります。
・ボックスファイル（ファイルボックス）
個々の個別フォルダーをまとめて収納することができるアイテムがボックスファイルです。ファイルボックスとも呼ばれます。
ボックスファイルにも、紙製のもの、PP製のものがあります。紙製のものは軽く価格が手頃ですが、破損しやすいという特徴があります。PP製のものは紙製に比べて重さがあり価格も高めですが、丈夫でしっかりしているため破損しにくいのが特徴です。（画像上がPP製、下が紙製）
また、紙製にもPP製にも折り畳みができるタイプのものがあります。このタイプのボックスは、使用していない時には折りたたんでおけるため、省スペースで管理することができます。
・見出しガイド
ボックスファイルに収めた個別フォルダーの数が多く、ボックスファイル内でさらに分類したい場合に使用するのが見出しガイドです。
見出しを記入する「山」がはじめからついているタイプのものもありますし、お好みの位置に「山」を設置することができるタイプのものもあります。
・スティックファスナー
2穴を開けた書類などを綴るための棒状のファイリングアイテムをスティックファスナーと言います。ペーパーファスナーとも呼ばれます。素材はプラスチック製やスチールなどの金属製、紙製などの種類があります。
個別フォルダーについている切り込みに差し込んで、フラットファイルのように書類を綴じこむことができます。また、裏側に粘着テープがついているため、しっかりとファイルなどに固定することも可能です。経理の書類などばらばらになってしまうと困る書類や書類を持ち運ぶ際に、個別フォルダーに綴じこむと安心して保管できます。
上記アイテム以外にも、ラベルシールやラベルプリンターなどがあると見出し作成の際に便利です。
バーチカルファイリングで書類を整理していきましょう！
アイテムを揃えたら、早速バーチカルファイリングで書類を整理していきましょう。
①書類を整理・分類する
ファイリングしていく前に、まずは書類を整理・分類していきます。どのようなルールで書類を分類・管理していくかを最初に決めておきましょう。その上で、処分すべき書類は処分し、残しておく書類はルールに則って分類していきます。
②個別フォルダーに収める
分類した書類を個別フォルダーに収めていきます。一冊の個別フォルダーには、ひとつの案件のみいれるようにして混在することのないようにしましょう。また、一冊の個別フォルダーに収めることのできる書類の量は100枚程度。多くなりすぎると検索性も悪くなり、挟み込むだけという個別フォルダーの性質もあいまって、管理しづらくなります。100枚を超えるようであれば、フォルダーを分けて管理するようにしましょう。
③見出しをつける
書類を個別フォルダーに収めたら、見出しを付けていきます。
個別フォルダーをボックスファイルに収めて管理する場合、ボックスファイルには大分類名を、個別フォルダーの見出しには挟み込んでいる書類の種類名（小分類名）をつけます。大分類と小分類の間に、もう一区切り分類を作りたい場合は、見出しガイドに中分類名を付けて使用します。
例えば、『子ども』という大分類名を記したボックスファイルの中に、見出しガイドで『長男』『次男』という中分類を作り、そこに『学校』『習い事』などの小分類名が記された個別フォルダーを収めていく、というイメージです。
どのような分類が適切であるかは、そのご家庭やオフィスによって変わっていきます。最初に決めた分類では使いにくかったり、しっくりこない場合もあるでしょう。なので、最初に見出しを付ける際には、あとから変更できるように鉛筆など書き換えのできるもので書いていくとよいでしょう。使用・管理していく中で分類が決定したら、改めて油性ペンで記入したり、ラベルプリンターで見出しシールを作成して分類を決定します。
④ボックスファイルに収める
見出しが完成したら、その分類に沿って個別フォルダーをボックスファイルに収めます。
検索性を考えて、ひとつのボックスファイル内に収める個別フォルダーは10冊程度、中分類を作る場合は多くても5項目程度にしましょう。個別フォルダーの数や中分類の項目が多くなりすぎる場合は、同じ大分類名のボックスファイルを作り、そこに収めていくようにすると探しやすくなります。
バーチカルファイリングの導入にお困りの時には
たくさんの書類を分類・仕分けをして、適切にファイリングしていくというのはとても労力のいる作業です。手元にある書類がどのような性質のものなのか、どのように保管するのがよいのか、判断に迷うことも多くあると思います。どうしても判断が付かない、バーチカルファイリングを導入したいけれどどうやって進めていけばいいのかわからない、そうお困りの際は、書類整理サービスを利用するというのも一つの手です。
書類は一度ルールを決めてしまえば、そのルールにしたがって保存・保管・見直しをしていけば、快適に管理することができます。一番大変なその最初のルール決めの段階からプロの力を借りることで、効率的に書類を管理することができるようになります。
バーチカルファイリングでの書類整理はハート・コードにお任せ
弊社ハート・コードでもバーチカルファイリングによる書類整理サービスをご提供しております。
書類を快適に管理するには、書類が発生してから保管・廃棄するまでのルールが大きなポイントとなってきます。これまで多くの書類整理サービス提供実績を重ねてきたハート・コードのルールで、オフィスやご家庭内での書類管理のお困りごと解決のお手伝いをいたします。
バーチカルファイリングで快適な書類管理を！
検索性が高く、書類の管理がしやすいバーチカルファイリング。導入するまでは大変な作業となりますが、一度仕組みが完成してしまえば、あとはルールに則って管理していくだけ。書類の整理・管理が格段に快適になります。
書類整理にお困りの際、バーチカルファイリングの導入にお悩みの際は、ぜひとも一度、ハート・コードにお気軽にご相談ください。
記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント、デジタル整理アドバイザー）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
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