家の中や職場で「いま必要な書類がどこにあるかわからない」「整理しようと思っても、手をつけられない…」と感じていませんか？
日々の暮らしや業務の中で、気付けば増えていく書類。書類の探しやすさや管理のしやすさは、実は、日々の生活・仕事と深く関わっています。どこにどんな書類があるかわからない状態だと、必要な情報を取り出すのに時間がかかったり、探し物のストレスが増えたりと、あまりいいことはありません。
この記事では、書類整理ができない人・苦手な人の特徴から、今日から実践できる基本の書類整理の方法やコツまでわかりやすく解説します。
書類整理の重要性
書類整理がうまくできていないと、次のようなデメリットが起こりえます。
・探し物の時間が増える
多くの書類は、どれも似たような見た目をしています。そのような似たような書類が積み重なってしまうと、その山の中から目的の書類を探すのは至難の業です。探し出すのに、多大な時間と労力を費やさなければならなくなります。
・期限に気づけないリスク
期限がある書類が他の書類に埋もれてしまうと、内容の確認もおろそかになってしまいます。その結果、支払いや手続きなどが必要な書類や学校からの案内など、期限や提出の必要がある書類に気付けないまま、時が経ってしまうことも…。対応すべき時に対応できずに、トラブルにつながってしまう場合もあります。
・情報管理が曖昧になる
どこにどんな書類があるか把握できていない状態だと、重要な書類を見つけることができず、大慌てすることも。また、重要な書類が誰かに持ち去られても気付くことができないというリスクも起こりえます。
このように、書類の整理がきちんとできていないと様々なデメリットがあります。
書類がきちんと整理され管理が行き届いていると、必要な情報をすぐに取り出せるだけでなく、暮らしや仕事の効率が大きく上がります。書類整理は「きれいに整えるため」だけでなく、時間・お金・情報を守るための重要な行為だと言えます。
書類整理ができない人の特徴
書類整理が苦手な人には、いくつか共通する傾向があります。それぞれの特徴を知ることで、どこから改善すればよいかが見えてきます。
分類せずに書類を積み重ねてしまう
「とりあえずここに置いておこう」と積み重ねる習慣が続くと、種類が混ざり合って中身が把握できない状態に。分類されていないため、必要な書類を探すたびに山をひっくり返す必要が出てしまいます。
必要・不要の判断ができない
「いつか使うかも」「念のため取っておいたほうが安心」と考える傾向があると、不要な書類までため込んでしまい、管理が難しくなります。
保管場所が決まっていない
書類の保管場所（収納場所）が決まっていないと、書類を受け取るたびに置き場所がバラバラになり、散らかりやすくなります。「家の中に書類の住所がない」状態だと整理は定着しません。
ファイルや収納グッズを使いこなせていない
適切なファイルやケースがない、または多すぎる場合など、収納方法が合っていないことで書類が迷子になるケースもあります。使いにくい収納は継続しづらいものです。
処理の時間を確保していない
郵便物や学校のプリント、事務関係の書類など、毎日のように新しい紙が入ってきます。整理する時間が確保されていないと、放置された書類がどんどん溜まってしまいます。
書類整理の基本とコツ
さて、ここからは、書類整理が苦手な人でも取り入れやすい実践的な方法とコツを紹介します。書類整理は、難しいテクニックが必要なわけではなく、「分類」「保管」「処分」の仕組みをつくることが大切です。
書類整理の基本
それでは早速、書類整理の基本から見ていきましょう。
1．まずは全体を把握する
溜まった書類を一度集め、何がどれくらいあるかを確認します。
2．大まかにカテゴリー分け
家計・健康・仕事・学校・趣味など、ざっくり分類でOKです。
3．期限のある書類から先に仕分ける
提出期限・支払い期限のあるものは優先して処理します。
4．不要なものは処分する
古い案内や重複している書類など、不要なものは処分しましょう。もし、処分に迷ったら、いったん保留にしても大丈夫ですが、期日を決めてまた確認するようにしましょう。
5．一時置きスペースを作る
毎日入ってくる書類は、まず仮置きできる場所があると散らかりにくくなります。
ポイント・コツ
続いて、書類を快適に管理するためのポイントをご紹介します。
・ファイルは使いすぎないのがコツ
種類が多いとどこに入れたか忘れやすくなります。あまり分類は細かくしすぎず、ざっくりめに分類することがおすすめです。
・クリアホルダーより「個別フォルダー」がおすすめ
書類の管理で思いつきやすいのはクリアホルダーかと思いますが、差し込み式のクリアホルダーより、パッと挟むだけの個別フォルダーのほうが続けやすいです。
・ラベルをつけて迷わない仕組みづくり
個別フォルダーやファイルボックスにはラベリングをして、どんな書類が入っているかが一目でわかるようにしましょう。誰が見てもわかる書類は、家族の共有にも役立ちます。
・定期的な見直しを習慣化する
週に1回や月に1回など、定期的に書類を見直す習慣をつけましょう。溜まった書類を5〜10分だけでも見直すだけで、散らかりにくさが大きく変わります。
書類整理ができない場合には
「やり方はわかったけれど、一人ではなかなかうまく進まない…」という方も多いものです。特に書類は内容が複雑で、判断に迷う場面も多く、誰かと一緒に進めたほうが負担が軽く感じられます。
ハート・コードでは、書類整理に悩む方へ向けて、プロと一緒に書類を仕分け・判断・収納までサポートする訪問サービスをご提供しています。必要・不要の判断から、家やオフィスの収納に合わせた保管方法の提案まで、実践的にお手伝いします。
書類が片づくと、日常のストレスがぐっと下がり、時間の余裕も増えていきます。
「一人では難しい」「プロの視点で整えたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
ーハート・コードと、書類を使いやすく整えるー
ハート・コードは、書類はもちろん、モノの片付けもお任せいただける、暮らしと仕事を快適に整える片付けのプロチームです。
個人宅から企業・個人事業主まで幅広く、書類整理にお困りの方をお助けいたします。
書類の山に辟易してしまっている。
ひとりでは到底太刀打ちできない。
そもそもどうやって書類を整理すればよいのかがわからない。
そんな時にはぜひご相談を！ひとりひとりの状況に寄り添いながら、「わかりやすく」「続けられる」書類整理の仕組みづくりをご提案いたします。
書類整理に関するお困りごとは、東京のハート・コードにいつでもお気軽にお問い合わせください。
高橋ひかる
株式会社ハート・コード所属 コラム・インスタ担当
・整理収納アドバイザー
・クリンネスト
・デジタル整理アドバイザー2級
・ホームヘルパー2級
・ファイリングアドバイザー
※記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
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