学校からのお手紙に、チラシやDM。契約書に、家電の取扱説明書。更にはテレワークなどで仕事の書類を持ち帰ってきたり…。家庭には日々たくさんの書類が集まってきます。
そんなたくさんの書類たちを入ってくるがままにしていたら、必要な時に必要な書類を探せない、不要な書類で溢れている…なんてことにもなりかねません。
今回はご家庭においての書類整理の方法について解説いたします。
家庭の書類整理は分類が大切！
たくさんの書類をやみくもに片付けようとしても、どうしたらいいのかわからず途方に暮れてしまうかもしれません。
書類整理のポイントは分類すること。分類することで書類の検索性が高まり、誰もが探しやすくなります。どのような方法で分類していけばよいのかを次の項目から見ていきましょう。
家庭の書類整理での分類方法
冒頭で述べましたように、家庭に入ってくる書類の種類は様々です。その様々な書類が混じりあった状態だと、必要な書類が見つからない…不要なのにいつまでもそこにある…ということが起こってきます。
その状態から抜け出すために、まずは要不要を分けつつ、大まかなカテゴリーに分類してみましょう。
書類のカテゴリーはご家庭によって様々ですが、「学校関係」「保険」「取扱説明書」「おうちのローン関係」などなど、関連するものをまとめていくとよいでしょう。
分類する際に、重要な指標となるのが保管すべき期間です。保管する必要がない書類、ある一定の短期間保管すべき書類、長期間保管すべき書類に分けていきましょう。それぞれの特徴は以下の通りです。
・保管する必要がない書類（長くても1週間程度で処分するもの）
買い物のレシートやDM、チラシなど日常的に家庭に入ってくる書類です。放っておくとどんどん溜まってしまう一方なのでこまめに見直して処分していきます。
買い物の際のレシートは、家計簿などに記載した後は基本的に処分してかまいません。ただし、返品・交換の際に必要となってくるので、返品・交換の可能性がある場合は1週間保管してから処分するようにしましょう。また、ドラッグストアなどでセルフメディケーション税制の対象となる医薬品を購入した場合は、確定申告の際に税金の還付を受けられる場合があります。そのため、対象となる医薬品のレシートは1年間（1月1日～12月31日）は保管することがおすすめです。
銀行のキャッシュカードの明細は入出金の確認ができれば保管する必要はありません。
・短期保管する書類（～1年ほど）
学校の月ごとのお便りや行事のお知らせなど、短い期間取っておく必要のある書類です。家電の領収書と保証書のような保証期間内は保管すべきものや、納税通知書などの提出期限が決まっていて対応することが必要な書類も含まれます。
取っておくべき期日が比較的短期間で、処分する時期が明確である、という特徴があります。
・長期保管すべき書類（年単位、永年保存）
契約書や保険の証書など、年単位、あるいは永年保存の必要がある長期間保管すべき書類です。
普段あまり参照することはないかもしれませんが、住宅にかかわるものなど重要なものである場合が多く、書類として保管しておく必要があります。
保管期間の目安は以下の通りです。
2年保存：通信販売の領収書、クレジットカードの明細書、年金や健康保険に関する書類など
5年保存：公共料金（水道、ガス、電気）の領収書、医療費の領収書、健康保険・介護保険関係書類、ふるさと納税寄付金受領書・寄付金控除に関する証明書など
7年保存：住民税など税金の領収証書・納税証明書など
契約期間内保存：賃貸借契約書、家賃支払いの証明書類、各種サービスの契約書など
永年保存：土地や建物の権利・契約に関する書類、リフォームの契約書、給与明細・源泉徴収票など
分類した書類の収納場所の決め方
書類の分類が済んだら、続いて、収納する場所を決めていきます。
・短期保管の書類
短期保管の書類は出入りが多く、保管期間内は何度も参照することのある書類です。
そのため、見やすく出しやすい場所に保管することが大切です。使用する収納アイテムも、書類が入れやすく出しやすい個別フォルダーやクリアファイルなどを使用するのがおすすめです。
アクセスしやすいキッチンやリビングの一角に保管場所を設けるなど、使い勝手のよい場所に収納すると家族も見やすく、管理もしやすいでしょう。
・長期保管の書類
普段はあまり参照する書類ではない場合が多いので、アクセスがよい場所でなくても問題ありません。ただ、ばらばらに収納してしまうと探しづらくなってしまうので、一か所にまとめて保管しておくとよいでしょう。
使用する収納アイテムは個別フォルダーなどでもよいですが、同じカテゴリーの書類をファイルブックなどにまとめて保管しておくと、いざ必要になった時に取り出しやすくなります。
どの書類も保管する際にラベリングをすることで、検索性が高まり、誰でも見つけやすくなります。上記書類の中には、そこに記載してある情報だけが必要な書類もあります。例えば、学校の年間予定表などは、必要なのはその書類そのものではなく、そこに記載されている情報です。そのような場合は、書類をスキャナーなどでデジタルデータ化して書類自体は処分するという方法もあります。また、写真もデジタルデータ化することで色褪せずきれいな状態での保管が可能です。
書類のデータ化は、処分すべきかどうか迷う書類の保管や基本的には書類は捨てずに保管しておきたい場合にも適している方法です。デジタルデータ化することで省スペースで、劣化せずに保管することが可能となります。パソコン上で保管することで検索性が高まり、必要な時にすぐに閲覧することができます。その上、クラウド上での管理も可能となるので家族間での共有も簡単にできるようになります。
また、家電などの取扱説明書は今はWEBで簡単に検索することができるので、こちらも持たないという選択をすることもできます。
書類整理サービスについて
とはいえ、「この書類は処分してしまってもいいものなのか」「どのくらいの期間保管しておけばいいのか」「分類したはいいけれど、どのようなアイテムに収納すればいいのか」「どこに収納すればいいのか」などなど、ご自分ではなかなかうまく判断できない場合もあるでしょう。
書類の分類や収納の仕方がわからない方や、難しく感じる方は書類整理サービスを利用するのがおすすめです。
書類整理サービスは、書類整理のプロがご家庭にお伺いして、お客様と一緒に書類整理を行なうサービス。書類の分類・収納を一緒に行うだけではなく、おすすめの収納アイテムのご提案もいたします。
ハート・コードの書類整理サービス
ハート・コードでも、書類整理サービスを行なっております。
一般ご家庭向けの『ファイリングプラン』では、1回訪問当たり2時間×3回の3回1セットのお伺いで、お客様のお宅の書類整理をいたします。
1回目はヒアリングののち書類を要不要で分類・個別ファイルへの仮収納を行ない、2回目・3回目からは仮収納したものを分類・収納していく…という流れとなっております。
お伺いするスタッフは企業やご家庭の書類整理経験豊富なスタッフ。安心してお任せいただけます。
また、書類は基本的には取っておきたい方やどの書類を処分すればいいのか迷っている方におすすめの『デジタルファイリングプラン』もご提供しております。スキャナーを使用して書類をデータ化することで、お部屋のスペースも有効活用でき、検索性も上がります。もちろん、データにした場合のパソコン上・クラウド上での保管方法のアドバイスもさせていただきます。
家庭の書類整理は分類から
書類整理は、分類してしまえば、案外すんなりと進むものです。たくさんある書類を整理するのは億劫だと思いますが、一度仕組みを整えれば、ぐんと暮らしが楽になります。
もしも、自分だけでは難しいという場合は、プロによる書類整理サービスのご利用がおすすめです。サービスのご利用の際はぜひともハート・コードにご相談ください。ご連絡お待ちしております。
記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント、デジタル整理アドバイザー）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
下記までお気軽にお問い合わせください！
