オフィスで日々発生する契約書、請求書、企画書、社内資料…。様々な種類があるオフィスの書類。どのように保管していいのかわからず、「とりあえず机や棚に置いている」方も多いのではないでしょうか。
書類は業務の根幹を支える大切な情報資産であり、適切な保管方法を実践することは、業務効率化・コンプライアンス・セキュリティの観点からも欠かせません。
今回は、オフィスでの適切な書類保管方法を、保存期間やNG例も含めてわかりやすく解説します。
オフィスでの書類管理の重要性
オフィスにおいて、適切に書類管理をすることにはどのようなメリットや必要性があるのでしょうか？
・業務効率化
必要な書類をすぐに探せるため、作業時間を大幅に削減できます。
・法令遵守
会社法や税法に基づき保存期間が定められた書類を、適切に管理できるようになります。
・情報漏えい防止
重要書類や個人情報を安全に保管し、社外への流出リスクを減らすことができます。
・スペース活用
不要な書類を処分することで、オフィスの収納スペースを有効活用できます。
逆に、書類管理を怠ると、探す時間が増えて業務が滞ったり、保管期間を過ぎた書類を誤って廃棄してしまい法令違反につながることもあります。
企業が扱う書類の保存期間
企業で扱う書類には、法律や業務ルールによって保存期間が定められているものがあります。主な例は以下の通りです。
・長期間の保管が必要な書類
定款や官公庁への各種届出書類、権利・財産に関する書類、効力の永続する契約書など、会社にとって極めて重要度の高い書類は永久保管が求められています。
また、永久ではないですが、石綿健康診断個人票や電離放射線健康診断個人票のように、30年や40年などの超長期間の保管を求められている書類もあります。
・10年間の保管が必要な書類
株主総会議事録や、計算書類・事業報告などは、会社法に基づいて10年間の保管義務が定められています。また、満期・解約となった契約書も10年間の保管が推奨されています。
・7年間の保管が必要な書類
7年間の保管が必要な書類は、帳簿や決算関係書類、請求書・領収書などがあげられます。会計に関係する書類や従業員の給与・所得税に関する書類の多くが該当します。
書類によっては「電子データでの保存」が認められている場合もありますが、その際もバックアップや閲覧制限のルール作りが必要です。
オフィスでの適切な書類保管方法
オフィスでの書類保管は、ただ「置いておく」だけでは不十分です。
以下の手順で、効率的かつ安全な管理体制を整えましょう。
分類・整理
書類は種類や用途別に分類し、見出しを付けて整理します。
例：契約書／請求書／社内報告書／顧客資料 など。
色別のファイルやラベルを活用すると、視覚的にも分かりやすくなります。
保管場所の選定
重要書類は施錠可能なキャビネットや金庫に収納し、一般書類はオープン棚や共有ファイルボックスに整理します。頻繁に使う書類は手元に、長期保存が必要な書類はバックヤードや書庫に置くと効率的です。
保存期間と廃棄ルールの設定
書類ごとの保存期間を一覧化し、期限が来たらシュレッダーや溶解処理で廃棄します。不要書類が残り続けると、収納スペースを圧迫し、必要書類の検索性も低下してしまいます。
デジタル化の活用
スキャナーやOCRを使って書類をPDF化し、クラウドや社内サーバーで保管します。デジタル化により検索性が向上し、紙の保管スペースも削減できます。
オフィスでのNGな書類保管方法
適切な書類管理を妨げてしまうNG例もおさえておきましょう。
・机の上に山積み
必要書類を見つけにくく、紛失や情報漏えいのリスクが高まります。
・保存期間を確認せずに漫然と保管している
期限切れの書類を放置すると、スペースの無駄や誤使用の原因に。
・ラベルなし保管
中身が分からず、探す時間が必要に。貴重な就業時間を圧迫してしまいます。
・施錠なしの保管
機密情報が簡単に持ち出されてしまう危険性が高まります。
・デジタルデータの無対策保存
パスワードやアクセス権限を設定しないまま保存すると、外部流出のリスクも…。
あなたのオフィスでは、NGな書類の保管方法を行っていませんか？この機会にぜひ、チェックしてみてください。
オフィスでの適切な書類保管方法をチェック
書類管理は「一度整えたら終わり」ではなく、継続的なルール運用が大切です。
分類・整理・保管場所・保存期間・廃棄ルールを定期的に見直し、常に最新の状態を保ちましょう。
弊社ハート・コードでは、オフィスの整理整頓や5S活動をサポートするサービスを提供しております。現場経験豊富なスタッフがお伺いし、書類整理の仕組み作りから導入までしっかりとサポートいたします。
また、クライアント様が自社で維持・管理できるよう、定期研修や訪問サポート、人材育成も実施。書類整理だけでなく、備品などモノの片付けについても、業種や職場環境に合わせた最適な方法をご提案します。
「オフィスの書類保管を改善したい」「働きやすい職場環境を整えたい」とお考えの方は、ぜひ一度ハート・コードまでご相談ください。
高橋ひかる
株式会社ハート・コード所属 コラム・インスタ担当
・整理収納アドバイザー
・クリンネスト
・デジタル整理アドバイザー2級
・ホームヘルパー2級
・ファイリングアドバイザー
※記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
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