Columnコラム

オフィスデスク周りの整理整頓のコツ!書類整理についても

整理整頓されたオフィスで働く、ということは、仕事の効率やパフォーマンスに大きく関わってきます。
もちろん、職場全体が整っていることは重要ですが、まずは自分のデスク周りから整理整頓してみるだけで、仕事のしやすさやモチベーションが格段に向上しますよ。
そんなオフィスデスク周りの整理整頓について解説していきます。

オフィスデスク周りの整理整頓の方法とコツ

オフィスデスクを片付ける際にポイントとなるのは「デスクの上」、「デスクの引き出し」、「デスクの下」の三か所。それぞれどのように整理整頓をしていけばよいのか順に見ていきましょう。

デスクの上

周囲の方々から一番目につきやすく、ものも置きやすいのがデスクの上。
まずはデスクの上にのっているものを「いるもの」「いらないもの」に分類することから始めましょう。
基本的にはデスクの上に置いておくものは「よく使うもの」、「今使っているもの」のみです。使っていないものやもう使い終わったもの、たまにしか使わないものまで置いてしまうと乱雑になってしまい、使いづらくなってしまいます。明らかなゴミは捨て、使い終わったもので戻す場所が決まっているものは元の場所に戻しましょう。また、たまにしか使わないものは別の場所に収納場所を決めて移動させます。

デスクの上に「よく使うもの」、「今使っているもの」だけがのっている状態になったら、置く場所を決めていきます。筆記用具や付箋などのこまごまとしたものはまとめてケースに入れて定位置を決めるとよいでしょう。
書類や書籍などは横置きにせず、ファイルボックスなどを使って立てて収納すると、どの書類・書籍も取り出しやすくなります。

デスクの引き出し

なんでも入れてしまえる引き出しの中もごちゃつきやすい場所です。
まずは、中に入っているものを全部出して、デスクの上の時と同様、「いるもの」「いらないもの」に分類するところから始めます。全ての引き出しの中身を一度に出すのは大変なので、一段ずつ行なうのがよいでしょう。

分類の結果、必要なものだけが残ったら、引き出しごとに役割を決めて収納していきます。
一般的なオフィスデスクは、右側に引き出しが3段、左側に浅くて幅の広い引き出しが1段あるタイプのものが多いでしょう。使い勝手の良い右側の一番上の浅い引き出しは、よく使うこまごまとした文房具などを収納するとよいでしょう。
引き出しにそのまま収納すると、開ける度に中に入れたものがずれてしまい、ごちゃついてしまいます。収納するものに合わせたケースなどで仕切りを作って収納すると、ずれることなく定位置管理ができます。また、一番下の一番深い引き出しは、ファイルボックスを用いて書類を収納したり、カバンの収納などに使うとよいでしょう。

一方で、左側の浅く広い引き出しは基本的には空にしておくことがおすすめです。終業時にノートパソコンをしまうスペースに活用したり、離席する際に作業中の書類などを一時的に保管するスペースとして使用すると、セキュリティも向上し、いつでもすっきりとしたデスクを保つことができます。

デスクの下

もしも、デスクの上やデスクの引き出しだけで収納スペースが足りない場合は、デスク下も有効活用しましょう。
職場についたら靴を履き替えるという方はデスクの下に履き替える靴の保管スペースを作ってもよいでしょう。また、必要に応じてラックなどを設置して、カバンや荷物などを収納できるようにするのも便利ですよ。

オフィスデスクの書類整理のコツ

オフィスデスクがごちゃつく大きな要因となっているのが、書類です。日々たくさんの書類が行きかうため、「不要な書類・今必要でない書類」と、「今必要な書類」が混在しやすい状況となってしまっているでしょう。

書類整理も、まずは分類から始めます。
書類整理のポイントは、案件やカテゴリごとに分けて、クリアファイルなどにファイリングするということ。更にそのクリアファイルに見出しやインデックスをつけると、必要な時にさっと取り出すことができます。
デスクの上に出しておく書類は、今進行中の案件のものやよく使うものだけにしておきましょう。そして、今まさに使用中のもの以外は横置きにはせず、ファイルボックスなどを利用して立ててデスク上に置いておくと見やすく使いやすいですよ。

また、保管する必要はあるけれど、書面として残しておく必要のないもの(記載されている情報のみが必要な書類)はデジタル化するという方法もあります。スキャナーでデータ化しパソコンに取り込むと、検索性も高まり、収納スペースも不要となるので、すっきりしたデスクの上を保つことができますよ。

ハート・コードの事業者向けサービスについて

ハート・コードでは、企業様に向けた職場環境整備サービスを行なっております。
職場環境整備サービスのサービス内容は大きく分けて、「整理収納サービス」と「書類整理サービス」の2つがございます。

整理収納サービス

整理収納のプロがオフィスにお伺いし、デスク周りを始めとしたオフィス内を社員の皆様と一緒に整理収納いたします。職場内の動線を考えた収納方法・場所のご提案、収納用品のご提案も併せて行なっております。
弊社スタッフは皆、整理収納の資格(整理収納アドバイザー1級もしくは2級)を取得した整理収納のプロ。複数のスタッフでチームを組んでのお伺いも可能です。

書類整理サービス

書類整理に長けたスタッフがお伺いし、会社内にある書類をファイリング用品を用いて年度ごとに整理できるようにシステム化していきます。
書類そのものの整理はもちろん、スキャナーを使用してデータ化していくデジタルファイリングサービスも行なっております。

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オフィスデスク周りの整理整頓をするなら

快適に仕事をするその最初の一歩として、オフィスのデスク周りのものをしっかりと整理整頓しましょう。きちんと整えられたデスクではおのずと生産性も上がり、仕事のパフォーマンスも向上することでしょう。

「ひとりでは難しい」「職場全体で取り組みたい」そんな場合は、ハート・コードがお力になります。オフィスの整理整頓に関するご相談はお問い合わせよりお待ちしております。

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