仕事の効率化を図る際、一番身近で効果的な方法は職場の書類整理を行なうことです。書類をきちんと整理し、的確なルールに基づいて保管・管理することで仕事の効率は格段にアップします。
今回は仕事効率化のための書類整理方法・コツについて解説していきます。
書類整理が仕事効率化につながる理由
そもそも書類を整理することがどうして、仕事の効率化につながるのでしょうか？
仕事の効率化とは、仕事を進める上で、無理があること、無駄があるもの、ムラがあることを見つけ出して取り除き、非効率な業務を改善することです。
業務上において、一番の無駄とも言えることが、「必要な書類などが見つからず、探さなくてはいけない」ということです。煩雑に積まれた書類の山の中から必要な書類を探し出す、そんな時間は業務への集中力やパフォーマンスを低下させてしまいます。また、貴重な業務時間を書類探しに費やしてしまうのは大きな損失といえるでしょう。
書類整理を行なうことによって、必要な書類を必要な時にさっと取り出すことができるようになります。必要な書類を探す時間が短縮され、それまで探し物に費やしていた時間を業務に充てることができます。探し物のために業務への集中力をとぎらせることもなくなるので、仕事を効率的に進められるでしょう。
また、きちんと書類が整理整頓されていることで、仕事の全体像や自分の抱えている案件や業務量が俯瞰できるようになり、仕事の優先順位を決めることができるようになります。限られた業務時間内でどのように仕事を回していけばよいのか、という、タイムマネジメントも的確に行なえるようになります。
従業員の心理的効果としては、いつも整っているデスクまわりやオフィス内で働くということは心地よく、仕事へのモチベーションを向上させます。煩雑で余計なものが常に目に入る環境では集中力を保つのも困難ですが、すっきりと整っている環境下においては集中力を欠くことなく業務を遂行することができます。
このように、書類整理を行なうことは仕事の効率化につながっていくのです。
仕事の効率化のための書類整理方法・コツ
それでは、具体的にはどのように書類整理をしていけばよいのでしょうか？
以下の項目で見ていきましょう。
整理方法
まずは、書類を分類するところから始めます。オフィスの書類は①循環させる書類、②一時的に必要な書類、➂全体で共有する書類、④処分してよい書類の４種類に分類することができます。
①「循環させる書類」は、目を通したら次の人に回覧する必要がある書類や入力の必要な書類など、オフィス内で循環させるべき書類のこと。このカテゴリの書類は、提出期限が決まっていることがほとんどで、重要度や優先順位が高い書類です。自分のところに滞留させることなく、スムーズに回していくことが大切となってきます。すぐにチェックできるようにデスク上の見やすい位置に平置きのトレイなどに入れて保管し、頻繁にチェックするようにしましょう。
②「一時的に必要な書類」は、現在進行中の業務の資料や書きかけの書類など、今まさに頻繁に使っている書類のこと。出し入れしやすいクリアファイルに入れて、縦置きのファイルボックスにまとめておくと良いでしょう。
また、業務の進捗によってどんどん内容が更新される場合は、古い内容のものはすぐに処分するようにしましょう。古い書類と新しい書類が混在すると、ミスの原因となってしまったり、都度都度最新であるかの確認が必要となり時間のロスの要因になりますので、注意が必要です。
また、その案件が終了したら、速やかに要不要を判断して、きちんと整理することでデスク上がごちゃつくのを防ぐことができます。
③「全体で共有する書類」は、オフィス全体の業務にかかわっている書類で、全体で共有し従業員の誰もが閲覧できる状態にすることで業務効率の向上が見込める書類のこと。保管期間が決まっていないことが多いのが特徴と言えます。このような書類は、個人で管理するのではなく、共有の場所でまとめて保管する方が効率的に管理することができます。
④「処分してよい書類」は、一時保管の必要がなく、提出や記入などの必要のない書類のこと。保管期限がきれた書類や、会議の資料のように同じ内容の書類がパソコン上など他の場所で保管されている書類、チラシやカタログなど、手元になくてもかまわない書類がこれにあたります。
いつか使うかもしないと手元に置いておくと、デスクまわりやオフィス内に書類があふれ、煩雑になってしまう要因ともなります。不要と判断できた時点で処分するようにしましょう。
もし、捨ててしまうのが心配な場合や、情報だけは保存しておきたい場合は、スキャナーなどでパソコン内に取り込んでデジタル化するのがおすすめです。
コツ・ポイント
職場内で書類整理を行なうに当たってのポイントは、使用頻度やだれがどのように使うのかということを把握することです。まずは、しっかりと①～④に書類を分類し、不要な書類は処分しましょう。
そのうえで、②のように個人で保管するのに適した書類はデスク上、もしくは、デスクの引き出し内などに保管場所を決めましょう。③のオフィス全体で共有する書類は、キャビネットや書庫などに保管場所を決めましょう。きちんと閲覧した人が元に戻せるように、通し番号を付けたり、持ち出しの際に用紙に記入するようにするなど保管・管理のルールを決めると、書類の所在がわかりやすく元の場所に戻す習慣を付けることができます。
また、書類にはしっかりとラベリングをすることが大切です。端的でわかりやすい言葉で見出しをつけて、カテゴリごとに保管することで、書類の検索性が上がります。
書類整理に役立つアイテム
書類を的確に整理・管理するためには、その書類の種類に合わせたアイテムを活用することが大切です。
・クリアホルダー
クリアホルダーは、長期的な書類の保管用途、というよりは、やりかけの書類をまとめておくなど一時的な書類の保管の方が適しています。また、大切な書類を持ち運ぶ際や郵送で送る際に、折れや汚れから守ることに適したアイテムです。
・個別フォルダ
個別フォルダーは、シンプルに書類を挟み込んで投げ入れ方式で使用します。ファイルボックスと組み合わせて使用するのが一般的です。出し入れがしやすく、検索性も高いため、入れ替わりのある書類の保管に適しています。
・ファイルボックス
個々の個別フォルダーをまとめて収納することができるアイテムが、ファイルボックスです。
紙製のもの、PP製のものがあり、紙製のものは破損しやすいですが軽く価格が手頃、PP製のものは重さがあり価格も高めですが丈夫で破損しにくいのが特徴です。
また、紙製にもPP製にも折り畳みができるタイプのものがあります。使用していない時には折りたたんでおけるため、省スペースで管理することができます。
他にも、穴をあけずに書類を保管できるクリアブックやファイル、穴をあけて保管するフラットファイル・リングファイル・パイプファイルなどの冊子形式で書類を保管するアイテムがあります。
その書類の種類や保管場所に合わせて、適したアイテムを選ぶようにしましょう。
ハート・コードの事業者向けサービスについて
ハート・コードでは事業者様向けの書類整理サービスを行なっております。
オフィスや店舗にある書類を、ファイリング用品を使って、年度毎に整理して活用できるようにシステム化して管理していきます。事務処理が効率的にできるようになるのはもちろん、仕事のアイディアや情報収集などの情報整理も効率的に行えます。
書類整理サービス提供実績を重ねてきたハート・コードのルールで、オフィス内での書類管理のお困りごと解決のお手伝いいたします。維持管理方法などについてミーティングが必要な場合は、オンラインでのミーティングも可能です。
また、書類のデジタル化やパソコン内のデジタルデータの整理にも対応。どんな書類をデジタル化できるのかのアドバイスやパソコン内のデジタルデータの整理・管理方法のご提案もどうぞお任せください。
書類整理で仕事を効率化するなら
限られた業務時間内に、効率的に仕事を進めるためには書類が的確に整理されていることが一番の近道と言えるでしょう。書類整理は仕組みを作るまでが大変ですが、一度仕組みを構築してしまえば、後はそれに則って整理・管理するだけです。的確に書類を整理・管理して、仕事の効率化を図りましょう。
書類整理に困ったら、ぜひともハート・コードの書類整理サービスのご利用のご検討を。プロのメソッドで、書類管理が格段に楽になること請け合いです。
記事監修：有賀照枝（オフィス環境診断士、デジタル整理アドバイザー、ファイリングデザイナー検定1級）
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