パソコンやスマートフォンの普及に伴い書類もデジタルデータで作成されることが増え、DXが推進されていく中で急速にペーパーレス化が進んできています。
とはいえ、まだまだオフィスでは日々たくさんの書類が行きかっているのも事実です。定期的に見直したり、ルール化せずにそのままにしておくと増えていく一方…。貴重なオフィスの収納スペースも圧迫してしまいます。
そんな時に大きな力になるのが、書類のデジタル化。その名の通り、書類をデジタルデータ化して、管理する方法です。
今回は、そんな「書類のデジタル化」について解説していきます。
書類のデジタル化とは？
そもそも書類のデジタル化とは、どのようなことなのでしょうか？
書類のデジタル化とは、書類や写真などの「紙」の状態である情報を、スキャナーでデジタルデータ化しPDF形式で管理することです。書類の情報をデジタルデータ化し、パソコン内やクラウド上に保管することで、もともとの書類は処分することができ、省スペースで保管することができるようになります。
書類のデジタル化の必要性
それでは、どのような書類がデジタル化に適しているのか、書類をデジタル化するメリットはどのようなものがあるのかを見ていきましょう。
・デジタル化に適した書類とは？
書類には、契約書などのような「書類そのもの（原本）」が必要な書類と、「書類に記載されている情報だけ」が必要な書類の2種類があります。前者は書類の原本を保存する必要がありますが、後者は記載されている情報さえ保存することができれば書類そのものは必要ありません。
書類のデジタル化に適しているのは後者の書類。前述しましたように、紙の状態だとかさばってスペースを取ってしまう書類も、デジタルデータ化することで省スペースで管理することができます。これまでファイリングホルダー内などから探していた書類も、パソコンなどの画面上で検索することができるようになるため、検索性も高まります。
・書類のデジタル化のメリットは？
省スペースで管理することができる、検索性が高まるということ以外にも書類のデジタル化にはメリットがあります。
ひとつは、書類をデジタルデータ化することで、品質が劣化することなくきれいな状態で保存し続けることができるという点。紙の状態で保管すると、だんだんとその用紙自体や印字のインクが劣化してしまい、いざ情報を確認したい時には読めない状態になってしまっている、ということも起こりえます。データ化してしまえば、劣化することなく、いつでも確認できる状態で保存することができます。
また、デジタルデータ化することで、クラウド上で管理することが可能となります。
クラウド上で管理することで、職場内での共有も簡単にすることができるようになります。更には、クラウド上のデータにはどこからでもアクセスすることができるため、働く場所を限定されません。社員の方々が、自宅でも移動先でもどこでも仕事をすることができるようになります。
社内でフリーアドレス制を導入する際にも、書類がクラウド上で管理されている状態であると導入がスムーズです。また、クラウド上のデータは、万が一の場合のバックアップとしての働きも期待できます。パソコンやスマートフォンが故障してしまったとしても安心です。
・書類のデジタル化をする際には
書類のデジタル化の際に、重要となってくるのが個々のデータのタイトル付けとカテゴリ分けです。ただ書類をデータ化しただけでは検索性は高まりません。適切なルールにのっとってタイトルを付け、カテゴリを分けることでスムーズに検索することができるようになります。デジタル化の際は社内でそのようなルールを共有することが大切です。
また、クラウド上のデータは、万が一の場合のバックアップとしても働きも。パソコンやスマートフォンが故障してしまったとしても安心です。
省スペースで、効率的に、安全に書類を管理することができ、働く場所が限定されない。書類のデジタル化は、パソコンやスマートフォンが身近になった今の時代に即した書類の管理方法であると言えるでしょう。
デジタル整理アドバイザーについて
デジタル整理アドバイザーは、ハウスキーピング協会の認定資格。デジタルデータの整理・管理に特化したアドバイザーです。モノの整理収納の基本理論をデジタル整理に応用した、整理収納アドバイザーならではのデジタル整理メソッドを会得したアドバイザーとなります。
日々増えていく書類を分類・ファイリングして物理的に整理することに加えて、デジタルデータ化するのに適している書類を判断し、デジタルデータ化するお手伝いをするアドバイザーです。
どのような書類がデータ化に適しているのかを判断するだけにとどまらず、パソコン内やクラウド上でどのように整理し、管理すればよいかのメソッドをお伝えし、クライアント様がデジタルデータを適切に管理することができるようにサポートするお仕事となります。
「書類のデジタル化」を依頼するなら
書類のデジタル化サービスのオフィスへの導入を検討される際、一番重要となってくるのはどのようなアドバイザーに依頼すればよいのかということです。
書類のデジタル化をする際には、デジタル化すべき書類・原本で保持すべき書類・処分する書類などの見極めがきちんとできることが肝要です。まずはホームページ等で実績を調べ、書類整理の経験が豊富なアドバイザーに依頼するのがよいでしょう。
弊社ハート・コードでも、書類のデジタル化サービス（デジタルファイリングサービス）を行なっております。豊富な書類整理サービス経験をもとに、的確な判断とアドバイスでご好評を頂いております。
事前ヒアリングでお聞きした情報をもとに、書類整理およびデジタルファイリングに長けたスタッフが伺い、書類量や収納場所の現状と作業の進め方を確認いたします。クライアント様と最終目標を確認した上で、おおよその作業回数やスタッフ人数、料金などを算定、実際の作業に取りかかります。
実際の作業においては、処分してよい書類とデジタルデータ化する書類を分類し、ドキュメントスキャナーを用いてデータ化していきます。その際、書類として原本を手元に保管した方がよいものがある場合は、必要に応じてファイリング用品をおすすめする場合もございます。
また、書類のデジタル化完了後も、管理方法のアドバイスや見直しなど、アフターフォローもしっかりと行なっております。
書類のデジタル化に興味がある中小企業・小規模事業者・フリーランスの方へ
省スペースで効率よく、多くの書類を管理することができる書類のデジタル化。書類を捨てられない、どう分類したらいいのかわからない、お仕事を効率よく進めたい、そんな企業様や個人事業主にぴったりの書類整理方法です。
その便利さをぜひ一度、体験してみてください。
記事監修：有賀照枝（オフィス環境診断士、デジタル整理アドバイザー、ファイリングデザイナー検定1級）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
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