Columnコラム

書類のデジタル化とは?その必要性についても

ご家庭でも、オフィスでも、日々たくさんの書類が行きかっています。そのままにしておくと増えていく一方 。貴重なスペースも圧迫してしまいます。
そんな時に大きな力になるのが、書類のデジタル化。その名の通り、書類をデジタルデータ化して、管理する方法です。
今回は、そんな「書類のデジタル化」について解説していきます。

書類のデジタル化とは?

そもそも書類のデジタル化とは、どのようなことなのでしょうか?
書類のデジタル化とは、書類や写真などの「紙」の状態である情報を、スキャナーでデジタルデータ化し管理することです。書類の情報をデジタルデータ化し、パソコン内やクラウド上に保管することで、もともとの書類は処分することができ、省スペースで保管することができるようになります。

書類のデジタル化の必要性

書類には、契約書などのような「書類そのもの(原本)」が必要な書類と、「書類に記載されている情報だけ」が必要な書類の2種類があります。前者は書類の原本を保存する必要がありますが、後者は記載されている情報さえ保存することができれば書類そのものは必要ありません。
書類のデジタル化に適しているのは後者の書類。前述しましたように、紙の状態だとかさばってスペースを取ってしまう書類も、デジタルデータ化することで省スペースで管理することができます。これまでファイリングホルダー内などから探していた書類も、パソコンなどの画面上で検索することができるようになるため、検索性も高まります。

また、デジタルデータ化することで、品質・画質が劣化することなくきれいな状態で保存し続けるこ
とができるというメリットもあります。そのため、書類のデジタル化は写真整理にも適した整理方法であると言えます。お子さんの写真や旅行の写真など思い出深い写真も、いつまでも鮮明な状態で残しておくことができます。

その上、デジタルデータ化することで、クラウド上で管理することが可能となります。
クラウド上で管理することで、家族間や職場内での共有も簡単にすることができるようになります。
更には、クラウド上のデータにはどこからでもアクセスすることができるため、働く場所を限定されずに、どこでも仕事をすることができるようになります。
また、クラウド上のデータは、万が一の場合のバックアップとしても働きも。パソコンやスマートフォンが故障してしまったとしても安心です。

省スペースで、効率的に、安全に書類を管理することができる。お仕事においては、働く場所が限定
されない。書類のデジタル化は、パソコンやスマートフォンが身近になった今の時代に即した書類の管理方法であると言えるでしょう。

デジタル整理アドバイザーについて

デジタル整理アドバイザーは、ハウスキーピング協会の認定資格。デジタルデータの整理・管理に特化したアドバイザーです。整理収納の基本理論をデジタル整理に応用した、整理収納アドバイザーならではのデジタル整理メソッドを会得したアドバイザーとなります。

日々増えていく書類を分類・ファイリングして物理的に整理することに加えて、デジタルデータ化するのに適している書類を判断し、デジタルデータ化するお手伝いをするアドバイザーです。
どのような書類がデータ化に適しているのかを判断するだけにとどまらず、パソコン内やクラウド上でどのように整理し、管理すればよいかのメソッドをお伝えし、クライアント様がデジタルデータを適切に管理することができるようにサポートするお仕事となります。

「書類のデジタル化」を依頼するなら

書類のデジタル化サービスをぜひとも体験してみたい。そう思った時、どのようなアドバイザーに依頼すればよいでしょうか?
書類のデジタル化には、書類の見極めがきちんとできることが肝要です。ホームページ等で実績を調べ、書類整理の経験が豊富なアドバイザーに依頼するのがよいでしょう。

ハート・コードでも、書類のデジタル化サービス(デジタルファイリングサービス)を行なっております。
豊富な書類整理サービス経験をもとに、的確な判断とアドバイスでご好評を頂いております。事前ヒアリングでお聞きした情報をもとに、デジタルファイリングに長けたスタッフがお伺い、書類量や収納場所の現状と作業のめ方を確認いたします。クライアント様と最終目標を確認した上で、おおよその作業回やスタッフ人数料金などを定、実の作業に取りかかります。
の作業においては、処分してよい書類とデジタルデータ化する書類を分類し、スキャナーを用いてデータ化していきます。その、書類として原本を手に保管した方がよいものがある場合は、必要に応てファイリング用品をおすすめする場合もごいます。

また、書類のデジタル化完了後も、管理方法のアドバイスや見しなど、アフターフォーもしっかりと行なっております。

>>サービス詳細はこちら

書類のデジタル化興味がある方

省スペースで効率よく、くの書類を管理することができる書類のデジタル化書類をてられない、どう分類したらいいのかからない、お仕事を効率よくめたい、そんな方にったりの書類整理方法です。
その便利さをぜひ一、体験してみてください。

Contactお問い合わせ

お電話でお問い合わせ 050-8880-8293 営業時間:平日10:00 - 17:00
メールでお問い合わせ