職場環境の改善のために、重要となってくる5S活動。しかし、正しい進め方で進めないとせっかく5S活動を導入してもデメリットばかり目立つ結果になってしまうことも。
今回は、5S活動の３つのデメリットと無駄にしないためのポイントを解説していきます。
5S活動にはデメリットもある？
5S活動とは、「整理」・「整頓」・「清掃」・「清潔」・「しつけ」の5つの言葉のアルファベットの頭文字を取ったもの。職場環境の改善・維持するために行なうべき活動のことを示します。
「整理」・「整頓」・「清掃」の3S活動を通して職場の環境を整え、４つ目のS「清潔」で3S活動で整えた職場環境の維持・管理を行ない、５つ目のS「しつけ」で従業員全員に周知・徹底していきます。
この5S活動は、業務の効率化、職場環境の改善、安全性の確保などを目的として行なわれます。5S活動を徹底することで、コストの削減や商品・サービスの品質の向上、従業員のモチベーションの向上などが見込めます。
正しく運用することができれば多大なメリットを享受できる5S活動ですが、デメリットがゼロとは言えません。そのデメリットはどのようなものであるのか、次の項目で詳しく見ていきましょう。
5S活動のデメリット
5S活動を行なうことには多大なメリットがありますが、導入するにあたって念頭に置いておかなければならないデメリットが3つあります。
この項目では、5S活動の3つのデメリットについて解説していきます。
デメリット①：コストがかかる
5S活動を導入する際には、コストがかかるということがデメリットのひとつと言えます。かかるコストは大きく分けて、教育コスト、環境を整えるためのコスト、時間的コストの3つあります。
・教育コスト
5S活動を始めるに当たっては、従業員への周知・教育が欠かせません。また、周知・教育のためのマニュアルも必要となり、導入時にはその作成にも時間を割く必要があります。
・環境を整えるためのコスト
整理整頓のしやすい環境に整えるために、収納用品や清掃用具を揃えるなど、5S活動の導入時には環境を整えるためのコストがかかります。
・時間的コスト
業務時間内に整理整頓・清掃作業を行なうこととなるので、そのための活動時間を捻出する必要があります。特に導入当初は整理整頓・清掃作業に慣れておらず、どうしても時間的コストがかかってしまいます。
デメリット②：すぐに効果が表れない
5S活動を始めたからと言って、すぐに「業務効率が向上」したり、「生産性が向上」するわけではありません。日々の業務の中で、5S活動を意識し継続して行なっていくことによってはじめて、その効果を発揮します。
すぐ目に見える効果が表れるわけではないため、5S活動を続けていくモチベーションがなかなか上がらず、継続が困難になってしまうというケースも少なくありません。
デメリット③：長期的な維持・管理が必要
5S活動は一度やれば、それでおしまいというわけではありません。日々の業務の中で、こつこつと積み重ねて行なっていくことでその効果を発揮することができます。先の項目でも見た通り、5S活動の効果はすぐには表れないため、効果を実感できるようになるためには、ある程度のコストや時間がかかります。その上、従業員間に定着するまでにも時間がかかるため、長期的な視点での運用を行なっていく必要があります。
5S活動を無駄にしないためのポイント
正しく運用することができれば、職場環境の改善・維持に多大な効果を発揮する5S活動。「導入したはいいけれど、うまく運用できずに挫折してしまった」というのはもったいないことです。せっかく導入した5S活動を無駄にしないためのポイントをご紹介いたします。
目的を明確にする
「5S活動を行なうと業務効率が上がるらしいから…」などのような漠然とした理由で5S活動を行なうのでは、5S活動を行なう目的がわからず、なんとなく掃除をして終わってしまったということになりかねません。
まずは、5S活動を行なうことでどのような問題点を改善したいのか、どのような効果を得たいのかをしっかりと洗い出し、5S活動を行なう目的を明確にしましょう。
「残業時間を〇時間減らす」「売上を〇％UPさせる」などのように具体的な数字を用いて目標をたてることも効果的です。
従業員間で認識を共有する
だれか一人だけが5S活動を行なっても、効果は限定的です。職場全体に5S活動の効果を行き渡らせるためには、職場全体・従業員全体で認識を共有することが大切です。
5S活動をどのような目的で行なうのか、どのように5S活動を進めていくのか、どのような効果が見込まれるのか。しっかりと従業員に説明し、職場全体・従業員全体の共通認識を持てるようにしましょう。共通認識を持つことで当事者意識が芽生え、活動をスムーズに進めていくことができます。
ルール・マニュアルをつくる
5S活動の目的を決め、認識を共有することができたら、5S活動の進め方のルールを決め、マニュアルを作成しましょう。ルールを決める際には、活動の当事者である従業員全員が意見やアイディアを出しあって決めていくことが大切です。
また、一度決めたルールであっても、運用していく上で改善点や問題点が見つかった場合には変更し、定期的に見直しをして現状にあったものにアップデートしていきましょう。
5S活動を無駄にしないために
せっかく導入した5S活動。その活動を無駄にしないためには、職場全体に周知すること、従業員間でしっかりとルールを策定し、厳守すること、そして、定期的にルールやマニュアルを見直して現状に即したものにアップデートすることが大切です。効果はすぐには表れません。根気よく続けていきましょう。
もしも、5S活動を導入するに当たって、どのように職場環境を整えていけばよいのか、どのように従業員全体に5S活動の必要性を周知し進めていけばよいのか悩んでしまうこともあるでしょう。
そんな時は、弊社ハート・コードにぜひ一度ご相談ください。
「整理」・「整頓」・「清掃」の3Sの基礎である片付けや掃除のノウハウを学ぶための整理収納アドバイザー2級認定講座やクリンネスト2級認定講座の開催、そして、整理力向上研修などの研修を通して、従業員の皆様の意識から変えていくサポートを行なっております。
また、実際に5S活動を導入する際には、スタッフを派遣して片付けの実作業を行なう片付けサポートサービス、「清掃」・「清潔」を担う総務サポートサービスも承っております。お悩みの際はお気軽にご相談ください。お待ちしております！
記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
東京都を中心に神奈川、埼玉、千葉でご依頼を承っております。
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