医療機関である歯科医院。患者さんに安心して治療を受けてもらうためにも、スタッフの方々がスムーズに業務を行なうためにも、整理整頓をきちんと行なうことがとても重要となってきます。
今回は、歯科医院の整理整頓のポイントを場所別に解説していきます。
歯科医院の整理整頓の必要性
歯科医院は、一般のオフィスとは異なり、医院で働くスタッフの使う医院内部のもののみならず、受診される患者さんの提出する医院外部のものも行き交う場所となっています。様々な種類のものが行き交う場所であるからこそ、ものにあふれていてごちゃついていると紛失や受け渡しミスにつながりかねません。
必要なものが見つけられず探すのに手間取ってしまうと診察・治療に時間がかかってしまい、診察を受けている患者さんのみならず待合室で待っている他の患者さんにも影響がでてきます。その上、診察券や保険証の受け渡しのミスがあると、患者さんの信頼も失いかねません。
また、診察や治療に使う器具や薬品を適切に、そして、的確に管理することは安心安全な診察・治療を行なうに当たって重要なことです。
患者さんのためにも、歯科医院で働くスタッフの方々のためにも、きちんと医院内部を整理整頓することは必要です。
【場所別】歯科医院の整理整頓のポイント
こちらの項目では、歯科医院の場所別の整理整頓のポイントを解説していきます。
待合室
待合室は患者さんが歯科医院を訪れた際に一番最初に過ごす、歯科医院の顔ともいえる場所です。待合室がごちゃついていると不衛生な印象となり、「ここで治療を受けて大丈夫なのだろうか…」という不安感も煽ります。きちんと整理整頓されていて清潔な空間であることで患者さんも安心して過ごすことができ、医院への信頼も生まれます。
掲示物はたくさん貼るのではなく、必要な情報を伝えられるものだけに厳選して貼るようにしましょう。期日が過ぎているものは撤去するのを忘れずに。四隅がめくれたり、破れたりしないように、裏にテープを貼って保護したり、小さなものはラミネート加工するのもおすすめです。
雑誌や書籍はたくさんのものを置くのではなく、破損しているものや古くなったものは取り除き、患者さんの年齢層に合わせたものを置くようにしましょう。
また、キッズコーナーを設置する場合もやみくもにたくさんのおもちゃを置くのではなく、利用するお子さんの年齢層にあったものを置くようにしましょう。キッズコーナーを利用するお子さんが自分でお片付けできるように、保護者の方もサポートしやすいように、棚や収納アイテムにおもちゃの写真を貼って片付ける場所をわかりやすくしてあげるのもおすすめです。
受付
受付はカルテなどの医院内部の資料と患者さんから提出された保険証などの医院の外部から入ってくるものとが行き交う場所です。また、診療費の支払いなどの金銭の授受を行なう場所でもあります。
ものにあふれ煩雑な状態になっていると、必要な書類を渡すのに手間取ったり、紛失にもつながります。患者さんから見える場所がごちゃついていると、不衛生な印象を与えてしまうことも。きちんと整えておくことが大切です。
受付に置いておくものは、「診察後に患者さんに渡すもの」、「患者さんから受け取ったら診察室へまわすもの」のようなシーンごとに分類したり、書類・文房具などのアイテムごとに分類するなど、受付業務をするスタッフの方々がわかりやすい分類でまとめて、それぞれ収納場所を決めましょう。更に、収納する場所にラベリングをすることで、複数のスタッフが受付業務をする時にもわかりやすくなります。
診察室
診察室での収納において重要となってくるのが、診察・治療に必要なものを探すことなくさっと取り出してスムーズに診察や治療を行なうことができるように、アイテムを収めていくことです。
アイテムを使うシーンごとにまとめて、それぞれの使用頻度に応じて収納していきましょう。例えば、引き出し式のキャビネットでしたら、腰高の位置の引き出しが一番使いやすいので、そこに一番使用頻度の高いものを、そして、引き出しの手前にはその引き出しに収めるアイテムの中で一番使用頻度の高いものを収めるようにすると使い勝手がよく収納することができます。
また、同じタイミングで使うものを近くに収納することで、無駄な動きをすることなく取り出すことができます。
スタッフのだれもがどこに何があるのかがわかるように、忘れずにラベリングをするようにしましょう。
バックヤード
患者さんから見えない場所ではありますが、バックヤードも整理整頓を欠かすことはできない場所です。
バックヤードには診察・治療に用いる衛生用品や薬品などのストックを置いてあったり、診察準備や消毒を行うスペースがあることと思います。
ストック収納はどこにどんなストックを収納するのかをキチンと把握できるように、ストックの定数・収納場所をしっかり決めましょう。ここでも、ラベリングを忘れずに。箱に入っているストックは箱から出して透明なカゴ等に入れると、在庫を把握しやすく過剰在庫や在庫切れを防ぐことができます。
また、診察準備や消毒を行なうスペースは、器具の洗浄・消毒・滅菌を行なうスペースであるため、清潔を保つことが何よりも重要な場所となります。無駄なものは置かないようにし、こまめに掃除ができるように整えておきましょう。
歯科医院の整理整頓を検討している方へ
このように、歯科医院において整理整頓をしっかりと行なうことは重要です。とはいえ、限られた業務時間内に整理整頓業務を行なうことは難しいこともあるでしょう。
そんな時は、業者に整理整頓業務をアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか？
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記事監修：有賀照枝（整理収納アドバイザー、整理収納コンサルタント）
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