Columnコラム

【総務代行】法人様におすすめの総務サポートサービス!作業事例あり

企業様の総務の一部を代行する総務サポートサービスをご存じでしょうか?
煩雑になりがちなオフィスの清掃業務や一部の総務業務をアウトソーシングすることで、職場環境の改善や社員の皆様が快適にお仕事に集中して取り組むことができるオフィス環境作りをサポートいたします。
今回は、そんな総務サポートサービスをご利用いただいている、企業様へのサービス事例をご紹介いたします。総務代行サービスに興味のある方は参考にしてみてください。

クライアント情報

・クライアント
歯科技工所 小川製作所様(東京都台東区)

・作業頻度、内容
週に3回(1回2時間)
トイレや流し台などの水回りや、事務所内の掃除機かけや床の水拭きなど

作業の様子

小川製作所様は、義歯などを制作する自費技工物専門の歯科技工所で、精巧なセラミック技工物を制作されています。
義歯作成の際に出る素材の粉などが床に落ちてしまうため、こまめな清掃が必要であること、社員の方々にはそれぞれの作業に集中してもらいたい、といった理由で、弊社の総務サポートサービスをご利用いただいております。

小川製作所様にご利用いただいているのは、総務サポートサービス内の清掃(クリンネス)が中心。週に3回、複数の担当スタッフでチームを組み、こまめに情報共有をしながら清掃作業に当たらせていただいております。

小川製作所様の事務所は複数の階にわたっているので、効率のよい動線を考えつつ作業いたします。
素材を加工した際に出る粉が床に落ちたり、建具の隙間などに溜まったりするので、掃除機かけを重点的に行ない、汚れの特に溜まりやすい箇所や取れにくい箇所は水拭きにて仕上げます。
加えて、流し台のタオルの交換や共用冷蔵庫内の食品チェック、段ボールの解体などといった、こまごまとしたこともお任せいただいております。
また、新しい機材などの搬入により事務所内のレイアウトが変更された場合は、作業内容・手順を見直し、臨機応変に対応いたしております。

以上のような清掃作業は小川製作所様の就業時間内に行なわせていただいているので、社員の方々の動きを見て清掃作業の順番を適宜変えるなど、お邪魔にならないようにする配慮をいたしております。

【総務代行】総務サポートサービスを利用するメリットは?

冒頭でお話ししましたように、今回の小川製作所様の事例は、弊社の総務サポートサービスのご利用事例となります。
一般的にオフィスや事務所の掃除というと、ビルメンテナンスの清掃管理業務を思い浮かべられることと思います。ビルメンテナンスは、基本的には大規模な商業施設やオフィスビルなどの管理や清掃を担うサービス。建物内の共同トイレやエレベーター、廊下などの公共の場所の清掃は行ないますが、個別のオフィス内の清掃は基本的には行ないません。

一方、総務サポートサービスにおいては、ビルメンテナンスではサービス提供が難しい、中・小規模の事業所や個人事業主・フリーランスの方々などのあまり規模の大きくない事業者様にも総務代行サービスをご提供することができます。
また、一番の強みといえるのは、クライアントの企業様それぞれのご要望に応じたきめ細かなサービスをご提供することができる、という点です。クライアント様によって、業種やオフィスの状況、社員数などが異なり、それに合わせてサービスへのご要望も様々であることと思います。その「それぞれに異なってくるご要望」にきめ細やかにお答えすることで、よりよい職場環境を保つお手伝いをさせていただいております。

総務サポートサービスのサービス内容

総務サポートサービスにおいては、これまでハート・コードが培ってきた清掃技術と整理収納のノウハウを活かして、社員の皆様が心地よく過ごせ、業務効率の向上に寄与するオフィス環境づくりをサポートいたします。
また、総務担当者様の細かな業務を一部を代行させていただくことで、社員の皆様が煩雑な業務に煩わされることなく本来の業務に専念できるようお手伝いさせていただきます。

サービス内容は、クライアントである企業様とご相談した上で決定いたします。また、職場環境の変化などに伴う作業内容の変更にも柔軟に対応いたしております。
主なサービス内容としては以下のものが挙げられます。

・職場内の清掃
トイレや洗面所などの水回りの掃除、職場内の掃除機かけや床の水拭き、ゴミの回収など、クライアント様のニーズに合わせてお掃除いたします。
また、ドアノブやデスク回りなどよく手で触る部分の除菌作業も承っております。

・職場内の整理整頓作業、備品の管理
社員の方々が共有で使うモノの定位置管理や整理整頓、在庫管理など、社員の方々が必要なものを必要な時にすぐに使えるように備品などを整えます。

・情報整理サービス
必要に応じて、書類のファイリングやデジタル化、郵便物の仕分けや整理作業を代行・サポートいたします。情報を整理して、効率よく活用できる環境づくりをお手伝いいたします。

・総務サポート
電話対応や来客対応、宅配便の手配や受け取りなどのこまごまとした業務も、クライアント様に代わってサポートいたします。

また、お伺いするスタッフは担当制となっております。お伺いする頻度や作業の内容によっては複数の担当スタッフでチームを組む場合もございます。
いつも同じスタッフがお伺いすることで、クライアント様の職場環境やご要望をより深く理解することができるため、長くご利用頂ければ頂けるほど、よりよいサービスをご提供することが可能になります。

企業様の総務代行サービスはハート・コードへ!

ハート・コードでは、これまで培ってきた清掃技術と整理収納のノウハウを活かし、クライアント様のご要望に添ったきめ細やかな作業・代行サービスをご提供いたしております。
総務代行サービスのご依頼はぜひハート・コードまで。まずはお気軽にご相談ください。

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