オフィスや家庭の書類整理で欠かせない「ファイリング方法」。中でもバーチカルファイリング（縦型書類整理）は、長年多くの職場で使われてきました。一方で最近は、「バーチカルファイリングは探しにくい」「今どきは非効率では？」といった声を耳にすることも増えています。
本当にバーチカルファイリングは“ダメな整理方法”なのでしょうか？
整理収納アドバイザーとして数多くのオフィス・家庭の書類整理を見てきた立場から言うと、答えはNOです。バーチカルファイリングは、書類の種類・使用頻度・使う人の状況によっては、今でも非常に有効です。
この記事では、
・バーチカルファイリングの基本
・「ダメ」と言われる理由
・今でも活躍するシーン
・他のファイリング方法との正しい使い分け
を分かりやすく解説します。
※本記事で紹介している考え方は、個人事業主や中小企業のオフィスの書類整理だけではなくご家庭にも応用できます。
目次
バーチカルファイリングとは？｜縦型書類整理の基本
バーチカルファイリングとは、書類を「縦に立てて保管する」ファイリング方式です。主にA4サイズの書類をフォルダーに挟み、引き出し式のキャビネットやボックスファイルに立てて収納するスタイルが一般的。背表紙を上部にして保管することで、検索性を高めるというメリットがあるとされてきました。
この方法は、欧米のオフィス文化を取り入れた日本の企業が大量の紙書類を効率的に管理するために採用したもので、1980年代～2000年代前半までは、オフィス収納の定番でした。
なぜ「バーチカルファイリングはダメ」と言われるのか？｜よくある失敗例
書類の出し入れが面倒になりやすい
縦型に収納してあるため、一つのフォルダーを取り出すにはキャビネットの引き出しを開け、目的のフォルダーを探して引き抜くという動作が必要です。頻繁に出し入れする業務では、この「ひと手間」が煩わしく感じられ、結果としてファイルを戻さず山積みにしてしまうことも。
ラベリングや分類ルールが曖昧
フォルダーの上部にラベルをつける運用が基本ですが、書き方に統一性がない、分類基準が曖昧といった状態では、すぐに目的の書類を見つけるのは困難です。「探す時間がもったいない」と感じる原因になりやすいのです。
ペーパーレス化が進み、役割が変わってきた
近年は、PDFやクラウドを活用したペーパーレス化が進んでいます。そのため、物理的な収納スペースを使うファイリング自体が「時代遅れ」とみなされる傾向もあります。バーチカルファイリングが「古い」というイメージを持たれる一因でもあります。
それでもバーチカルファイリングが有効な場面とは？｜向いている書類の特徴
「バーチカルファイリング＝悪」ではありません。書類の種類や使用頻度、担当者のスタイルに応じては、今でも十分機能します。
頻繁に出し入れしない資料に最適
月末や年度末など、定期的にしか使わない資料や、保存用の記録書類（例：契約書、報告書、申請書控えなど）にはバーチカルファイリングが向いています。しっかりと分類し、ラベルを整えれば、保存と検索の両立が可能です。
チームでの共有に強い
誰が見てもわかるようにルール化されたバーチカルファイリングは、チームでの運用に適しています。ラベル・色分け・分類方法を統一することで、属人化を防ぎ、誰でも同じように管理・検索ができるようになります。
スペース効率が高い
書類を立てて収納するため、デスク周りやキャビネットの限られたスペースでも多くの資料を保管できます。横置きやバインダー式よりも収納効率が高いという声もあります。
書類整理の基本｜ファイリング方法は「使い分け」が成功のカギ
書類整理に正解は一つではありません。
毎日使う書類、チームで共有する資料、長期保管が必要な契約書では、最適なファイリング方法は異なります。
ここでは、整理収納の現場で実際によく使われている書類の状況別・ファイリング方法の使い分け例をご紹介します。
| 状況 | 向いているファイリング方法 | ポイント |
|---|---|---|
| よく使う同じ雛形様式（申込書・許可書等） | 横置きトレイ／ステップボックス | 出し入れの回数が多いため、すぐ手に取れる配置を最優先にする |
| チームで共有する案件資料 | バーチカルファイリング | ラベル表記・分類ルールを統一し、属人化を防ぐ |
| 保管が必要な契約書、証憑類・法定年限で決められた書類の保存 | バーチカルファイリング+文書保存箱 | 保存年限を明記し、定期的に見直す仕組みを作る |
| デジタル化済みのスキャンデータ | クラウドストレージ | フォルダ名・ファイル名の統一ルールが検索性を左右する |
このように、書類整理はファイリング方法を使い分けることで、探す時間を大幅に減らすことができます。
整理収納アドバイザーがすすめるファイリング成功の3ステップ
ステップ1：目的を明確にする
・探しやすくしたいのか
・保存が目的なのか
・共有を意識したいのか
目的によって最適なファイリング方法は異なります。
ステップ2：ルールを整える
ラベルの書き方、フォルダーの色分け、保存期間の明示など。整理収納アドバイザーがサポートすることで、チーム全体で守れるルール作りができます。
ステップ3：定期的な見直しを習慣化
ファイルは一度作って終わりではありません。使い勝手が悪くなったら見直す。これを怠ると、どんなに整っていても形骸化してしまいます。
書類整理でよくある悩み｜プロが教える解決のヒント
Q：どの書類をどこに保管したらいいかわからない
→書類の「使用頻度」「保存年限」「関係者の数」を基準に分けるとスムーズです。
Q：保存期間が過ぎた書類の扱いに困る
→一目で保存年限が分かるラベルを活用し、「破棄予定フォルダー」を設けましょう。
Q：ファイリングのルールが人によって違う
→業務改善の一環として、専門家と一緒に全体最適の仕組みを構築するのが効果的です。
書類整理がうまくいかない方へ｜プロの整理収納サービスという選択肢
私たち株式会社ハート・コードでは、個人事業主の方から中小企業のオフィスまで、業務内容・書類量・働き方に合わせた書類整理の仕組みづくりをサポートしています。
バーチカルファイリングをはじめ、書類整理に正解は一つではありません。使う人の業務スタイルや空間、書類の性質によってベストな方法は異なります。
もし、
・どのファイリング方法を選べばいいか分からない
・社内でルールを決めても運用されない
・ 書類整理が後回しになって業務効率が落ちている
といったお悩みがあれば、プロの「整理収納サービス」を活用してみませんか？
豊富な現場経験をもとに、「使いやすく」「続けやすい」システムをご提案します。
まとめ｜バーチカルファイリングは「使い方次第」で効果的に活用できる
バーチカルファイリングは、決して「時代遅れの整理方法」ではありません。
大切なのは、書類整理の目的に合ったファイリング方法を選ぶこと。
・毎日使う書類
・チームで共有する資料
・長期保存が必要な書類
これらを同じ方法で管理しようとすると、必ず無理が出ます。
「自己流では限界を感じている」
「書類整理を業務改善につなげたい」
そんなときこそ、プロの視点を取り入れることで、探さない・迷わない・続く書類整理が実現します。
ファイリングに迷ったときは、自己流に頼るのではなく、プロの手を借りてみるのも効率化の第一歩です。あなたの業務や暮らしを支える「書類整理」のしくみを、一緒に整えてみませんか？
公式LINE
